Molt sovint, en fer transaccions o emetre certificats, certificats, etc., cal proporcionar còpies de qualsevol document, ja que els seus originals els guarda el propietari en una sola còpia. Però per tal que les còpies tinguin força legal, s’han de certificar d’acord amb les normes i reglaments establerts.
Quan cal certificar els documents
Les còpies de documents s’han de certificar en qualsevol cas, en cas contrari es consideraran només trossos de paper, encara que el seu contingut coincideixi exactament amb l’original. Però, per qui es certificarà la còpia, depèn en gran mesura de l'organització a la qual haureu d'enviar-la. En alguns casos, n'hi haurà prou si el document està certificat pel segell de la vostra organització; en alguns, haureu de pagar un notari per aquest procediment.
És possible que calgui còpia dels documents per presentar-los a les autoritats fiscals i als fons extrapresupostaris, en registrar transaccions civils, així com per presentar-los als tribunals, etc. Així, en particular, la clàusula 8 de l'article 75 del Codi administratiu-legal de la Federació Russa estableix una norma segons la qual els documents originals o les seves còpies, degudament certificades, s'han de presentar als tribunals. En cas contrari, si les còpies no es certifiquen correctament, es pot impugnar el judici i fins i tot cancel·lar-lo.
Com certificar una còpia d’un document davant d’un notari
En un notari, podeu certificar una còpia de qualsevol document, però, atès que haureu de pagar-ho, heu de certificar només aquells documents per als quals la legalització estipuli la normativa. Per tant, només s’accepten còpies notarials en cas de registre fiscal i registre de l’empresa al registre estatal o en el cas de tràmits per obtenir la pertinença a un SRO i l’admissió a la implementació d’un determinat tipus d’activitat. Els ciutadans necessitaran la notarització en cas d’herència, transaccions immobiliàries, etc.
En absència de notari, la signatura certificadora del cap de l’administració de la formació municipal o d’un funcionari especialment autoritzat es podrà equiparar a la seva signatura.
Com certificar una còpia d’un document vosaltres mateixos
Si el document normatiu no indica directament la necessitat de proporcionar còpies notarials, podeu certificar-ne l’autenticitat vosaltres mateixos. Segons el Decret del Presidium del Soviet Suprem de la URSS de data 08.08.83 núm. 9779-X "Sobre el procediment per emetre i certificar còpies de documents sobre els drets dels ciutadans" per part d'empreses, institucions i organitzacions, estar certificat pel cap de l'empresa o qualsevol funcionari que tingui aquesta autoritat. Aquests poders els proporciona l’ordre corresponent de l’organització.
Si la còpia es troba en diversos fulls, podeu certificar cadascun d'ells per separat o cosir i numerar els fulls i indicar a la inscripció certificadora: "La còpia de 3 fulls és correcta".
Per tant, tant els documents de la pròpia organització com els seus empleats tenen el dret de ser certificats pel cap o el funcionari que té l'autoritat per fer-ho. La força legal d’aquesta còpia, d’acord amb GOST R 51141-98, vindrà donada per les dades necessàries: una marca sobre on es troba el document original, la data d’emissió i la inscripció "La còpia és correcta", confirmada per el cognom, les inicials i la signatura del certificador oficial. El segell de l'organització confirma l'autenticitat de la signatura del testimoni.
