Quan us poseu en contacte amb gairebé qualsevol organització per obtenir un servei, juntament amb els originals de documents, cal proporcionar-ne les còpies. Per tant, no és d’estranyar que les condicions per a la certificació de les còpies s’expliquin a la legislació vigent.
Instruccions
Pas 1
Es considera certificada una còpia quan conté detalls que confirmen la seva autenticitat i, per tant, li donen força legal. Aquests detalls s’escriuen a l’espai lliure de la part inferior del document. Si el document consta de diversos fulls, la informació s'indica a l'últim d'ells. A més, les còpies de diverses pàgines estan necessàriament cosides i numerades. Els requisits s’estableixen d’acord amb determinades normes que s’expliquen a la legislació.
Pas 2
Podeu certificar-ne una còpia si sou el cap de l’organització o la persona autoritzada. Tanmateix, aquesta opció només està disponible si la legislació no preveu una notarització obligatòria per a aquest document.
Pas 3
Un requisit previ és la presència de la paraula "Verdader" sense dos punts i altres signes de puntuació. Si el document conté diversos fulls, aquí heu d’indicar el nombre d’aquests fulls. Una de les opcions acceptables té aquest aspecte: "La còpia de 3 fulls és correcta". A continuació es mostra el nom del càrrec de la persona que certifica la còpia del document. Sota el títol s’escriu la data en què es va completar el procés de certificació. Al costat hi ha un segell i una signatura. La signatura s’ha de desxifrar: el cognom s’escriu completament i es posen les inicials.
Pas 4
També es considera un punt important que descriu on es troba el document original, una còpia de la qual certifiqueu. Si esteu recollint còpies per a una agència federal, és imprescindible. No us sorprengueu que tota la informació estigui segellada amb un sol segell (és clar, excepte la signatura de la persona certificadora): s’utilitza per agilitzar el procediment i no contradiu les normes establertes.
Pas 5
Comproveu la qualitat de la còpia. Això vol dir que el text del document copiat ha de ser comprensible. La còpia no ha de contenir ratlles ni reflexos foscos que puguin resultar de l'exploració per motius tècnics. En cas contrari, no s’acceptarà cap còpia certificada.
