Una còpia notarial té la força legal de l’original, però no sempre. Per exemple, moltes institucions ni tan sols acceptaran una còpia del passaport i del poder, perquè no poden substituir l'original. I no totes les còpies poden ser certificades per un notari.
Qualsevol persona pot certificar una còpia amb un notari si té un document d’identitat (passaport o altre document). Una persona física i una persona jurídica poden aplicar, però, els requisits per a les còpies que volen certificar són diferents.
Una còpia d’un document d’una persona física ha de contenir les dades i l’adreça del passaport al lloc del registre.
Una còpia dels documents d’una persona jurídica ha de contenir totes les dades necessàries: número, data, segell, signatura d’un funcionari, etc.
La còpia serà certificada per un notari només si el client disposa del document original. A més, si l'original conté correccions (postscripts, esborrats), es denegarà la certificació.
Per esbrinar si una còpia d’un document concret serà legalment vinculant, cal consultar prèviament amb un advocat i un notari per descriure la situació en què el client vol fer servir la còpia. Hi ha molts canvis respecte a la situació: per exemple, als tribunals, fins i tot una còpia notarial, ja que les proves poden no ser suficients. O potser prou: depèn del cas que es consideri. Hi ha massa matisos en aquestes qüestions i no es pot prescindir de l’ajut d’un advocat.
Tot i això, cal saber quins documents té dret a certificar un notari i quins no.
Què es pot assegurar
Les còpies sense segell notarial es consideren més sovint invàlides. Afortunadament, la llista de documents, còpies dels quals estan subjectes a certificació, és àmplia. Això inclou:
- documents personals que confirmen els actes d’estat civil: es tracta de certificats de naixement, matrimoni, divorci i defunció;
- documents d’identitat: el mateix passaport;
- rebuts i pagarés;
- documents de les persones jurídiques: estatuts, llicències, certificats, certificats de registre, documents financers, etc;
- documents que necessiten protecció dels drets d'autor: manuscrits, articles de diplomes o terminis, articles científics;
- Història d'Ocupació;
- decisions judicials;
- contractes de donació i venda;
- certificats, rebuts;
- contractes matrimonials.
De fet, la llista és molt llarga i la majoria dels documents seran certificats per un notari. Només cal esbrinar si aquesta còpia serà vàlida com l’original a l’arxiu del client.
El que no es pot assegurar
El notari es negarà a certificar una còpia del document si:
- hi ha correccions aproximades a l'original;
- l'original es va escriure amb un llapis o alguna cosa fàcil d'esborrar;
- a l'original, no tot el text del document o una part del document està escrit de manera il·legible;
- l'original està físicament danyat;
- les pàgines originals no estan enquadernades, no hi ha números de sèrie;
- l'original no es va legalitzar.
