Les empreses que organitzen les conferències volen assolir diferents objectius. Per a alguns, aquest és el principal procés de negoci, algú es posiciona com a líder industrial i la conferència li pot assegurar aquest estatus. Alguns veuen la conferència com una part important de la tradició de la companyia. Al mateix temps, cap organitzador vol arruïnar la seva pròpia conferència, a més de fer-la tenir un ambient avorrit i reunir un nombre reduït de participants.
Instruccions
Pas 1
Anoteu la visió i el concepte de la conferència en paper. Creeu una breu descripció de l'esdeveniment com a invitació a la cooperació.
Pas 2
Formeu un comitè organitzador en què s’haurien de reflectir les àrees següents: administració (seleccioneu el cap del comitè organitzador), programa, publicitat, màrqueting, treball amb socis, qüestions organitzatives, logística i finances, vendes i treball amb els participants.
Pas 3
Prepareu un document que mostri clarament en quin moment es poden obtenir determinats resultats. A més, aquest document hauria de reflectir en quines direccions s’haurien d’obtenir aquests resultats.
Pas 4
Feu una llista dels parlants desitjats i obteniu el seu acord en principi.
Pas 5
Desenvolupeu estats per als vostres socis. Enumereu tots els socis potencials i obteniu el seu acord en principi.
Pas 6
Feu una llista dels participants potencials i comenceu a enviar invitacions.
Pas 7
Cerqueu una sala de conferències.
Pas 8
Realitzeu una reunió amb la persona que s’encarregarà de gestionar el registre.
Pas 9
Escriviu un comunicat de premsa (un missatge informatiu específic que contindrà notícies sobre aquesta organització, esmentant la complicitat d’experts, socis, ubicació).
Pas 10
Prepareu pancartes, vídeos, entrevistes, plantilles per a presentacions, enregistraments d’àudio per a la possibilitat de la seva posterior publicació a Internet en recursos oberts.
Pas 11
Envieu un butlletí una vegada cada dues setmanes als participants registrats amb informació rellevant sobre quant s’ha reposat el programa d’experts i quins canvis o esdeveniments nous s’han produït. Donar a la gent l’oportunitat de seguir els preparatius de l’esdeveniment, convidar altres persones interessades com a socis i demanar-los que difonguin la seva informació sobre el proper esdeveniment.
