És habitual convocar una conferència a una reunió ampliada en la qual participen representants de diverses organitzacions. Les conferències poden ser departamentals, sectorials, regionals, interregionals, internacionals. Discuteixen diversos problemes, però relacionats temàticament. En alguns casos, és la decisió de la conferència la que determina l'estratègia de desenvolupament de l'organització. Qualsevol persona educada pot celebrar aquest esdeveniment, però cal tenir en compte algunes consideracions.
Necessari
- - llista de participants;
- - un resum dels discursos;
- - materials visuals;
- - mitjans tècnics.
Instruccions
Pas 1
Feu una llista de participants. Normalment, els ponents són avisats per endavant de la propera conferència, han de confirmar el seu acord i informar el tema dels informes. De vegades, les condicions requereixen proporcionar els textos dels informes o, si més no, un resum. Consulteu els materials.
Pas 2
Decidiu les normes. Depèn de la durada de la conferència, del nombre de ponents i de les formes de treball. Només es preveuen sessions plenàries o es farà part del treball per seccions? A la segona opció, es pot assignar més temps als informes.
Pas 3
Assegureu-vos de reservar temps per a copresentacions i respostes a preguntes. Decidiu la forma de les preguntes. Els participants els poden preguntar oralment, immediatament després de la presentació. Aleshores hauríeu de tenir cura de micròfons addicionals. Les preguntes també es poden enviar per escrit i, a continuació, cal pensar en el lloc on els oients posaran les notes. Podeu preparar algunes de les preguntes per endavant.
Pas 4
Feu una agenda. L'ordre dels discursos pot ser diferent, depèn del tema, però, en qualsevol cas, és millor debatre sobre qüestions generals al començament de la conferència i després passar a detalls. Després de cada hora i mitja a dues hores de feina, proporcioneu un breu descans (és una bona idea organitzar una pausa per al cafè) i, al mig, un llarg descans, durant el qual els participants poden relaxar-se i dinar. Si la conferència és curta (per exemple, la reelecció), no calen descansos llargs.
Pas 5
Comproveu l'estat dels mitjans tècnics. Comproveu l'ordinador i el reproductor de vídeo. Pregunteu als presentadors quin equip necessiten i quins programes hi haurien d’estar. Demaneu als presentadors que proporcionin visuals abans de la conferència. És molt bo si la persona que treballa amb l'ordinador té una llista de quan fer la presentació. Abans de la conferència, comproveu si han arribat tots els ponents, si hi ha algun canvi en el tema.
Pas 6
Penseu en els vostres comentaris inicials. Heu de donar unes paraules de benvinguda als participants, explicar a quin esdeveniment es dedica la conferència, el procediment i les normes. Abans de començar la conferència informativa i electoral, doneu la paraula al president de la comissió de recompte, que ha de dir quants delegats se suposa i quants hi són presents. Si en falten pocs, suggeriu que comenceu l’esdeveniment. De vegades és convenient en aquest moment cantar l'himne d'un estat o d'una organització internacional. Oferiu l'elecció d'un president, secretari, comitè de comptatge i redacció. En molts casos, les llistes es poden preparar amb antelació. A més, l'esdeveniment el pot dirigir el president, que anuncia l'esborrany de l'agenda (és millor escriure-ho i imprimir-lo abans de començar). En primer lloc, s’adopta l’esborrany, després s’hi fan canvis i addicions, i després s’aprova l’ordre del dia en conjunt.
Pas 7
Durant la conferència, el presentador, independentment de si és el president o no, ha d’estar constantment a la sala. És ell qui decideix els problemes organitzatius a mesura que sorgeixen. Si encara heu de marxar, confieu les vostres responsabilitats a algú de persones afins.
Pas 8
La conferència acaba normalment amb l'adopció d'algun tipus de decisió. El president llegeix el text de l'esborrany, l'audiència fa canvis i afegeix, el comitè de redacció els introdueix i després s'aprova la decisió.
