Una conferència en qualsevol organització és un esdeveniment extremadament important. Requereix una preparació acurada i una implementació impecable. Qualsevol matís pot espatllar la impressió de la vostra empresa. Hi ha principis bàsics que s’han de tenir en compte per organitzar una conferència amb èxit.
Necessari
Paper, internet, diners
Instruccions
Pas 1
Fixeu-vos un objectiu clar. Per què necessiteu aquesta conferència? Què voleu obtenir, en última instància,? La conferència pot estar orientada a proporcionar a l’empresa contactes comercials fiables, a millorar la seva imatge, a trobar inversors, etc. En funció d’això, s’escull una determinada direcció a la qual s’ha de seguir durant tot el procés de preparació i celebració de l’esdeveniment. Recordeu que l'objectiu ha de ser assolible, mesurable i amb característiques en temps real.
Pas 2
Posa un nom a l'esdeveniment. Si no és la primera vegada, no oblideu indicar la numeració. El nom ha de ser brillant, enganxós, intrigant. El vostre públic objectiu hauria d’estar interessat en la conferència.
Pas 3
Definiu un públic objectiu clar. Fins i tot una conferència perfectament preparada i organitzada pot no tenir cap efecte si hi convideu persones equivocades. Pregunteu-vos qui hauria de parlar, quina opinió s’hauria d’escoltar, com pot ser que aquest esdeveniment pugui ser d’interès per als convidats. Intenteu determinar on i com podeu comunicar-vos millor amb el vostre públic objectiu potencial, cosa que influeix en les persones adequades per prendre decisions sobre la participació en l'esdeveniment que organitzeu.
Pas 4
Decidiu l’hora i el lloc de la conferència. La majoria de conferències tenen lloc els dies laborables (excepte divendres), tret que estigui previst un esdeveniment llarg. El lloc determina en gran mesura tota l'opinió sobre l'esdeveniment en general. L'actitud dels convidats davant la conferència es forma fins i tot quan només busquen una sala de conferències o un hotel. Per tant, descriviu la ruta amb el màxim detall possible, col·loqueu senyals si és possible.
Pas 5
Anuncia una conferència. Seleccioneu els mitjans de comunicació que parlen amb més freqüència el vostre públic objectiu. Col·loqueu anuncis o articles sobre el proper esdeveniment. Envieu invitacions a tots els convidats que us interessin. Tant si es tracta d’un butlletí informatiu com d’un colorit, depèn de vosaltres. A la invitació, indiqueu el lloc, l’hora, el nom i la direcció de la conferència.
Pas 6
Reuneix un comitè que considerarà totes les respostes a la teva proposta i seleccionarà les propostes més interessants i rellevants. Després, es podrà començar a formar el programa de l'esdeveniment.
Pas 7
Distribuir responsabilitats dins l’equip. Algú s’encarrega de comunicar-se amb els convidats, algú decideix tots els problemes amb els mitjans de comunicació, algú dirigeix l’esdeveniment, etc. Proporcionar materials addicionals per a oradors a tots els assistents a la conferència. Assegureu-vos de revisar tot l'equip abans de l'esdeveniment.
Pas 8
Si us heu quedat sense temps, fixeu un límit de temps per a cada presentació i per al nombre de preguntes. Demaneu al públic que faci preguntes addicionals als ponents després de l'esdeveniment.
