En qualsevol empresa, es fa necessari establir acords amb persones responsables. L’emissió de fons és responsable dels costos comercials i de producció, dels costos administratius de les sucursals, del pagament de viatges de negocis, del pagament dels salaris. Aquest tipus de transacció és un tipus de transaccions en efectiu de l'empresa. Per tant, per tal de complir adequadament les normes d’emissió i cancel·lació dels imports de la presentació, cal guiar-se per la normativa sobre la realització de les transaccions en efectiu.
Necessari
- - ordre del cap de l'organització;
- - informe anticipat;
- - llibre de comptabilitat d’ordres d’ingressos i despeses;
- - garantia d’efectiu del compte;
- - ordre de rebut en efectiu;
- - un rebut per ingressar fons no utilitzats.
Instruccions
Pas 1
Emetre diners en efectiu al responsable, segons l’ordre de sortida d’efectiu. Aquesta ordre s’ha d’executar correctament, s’ha de certificar amb un segell amb les dades de la nota de despeses i les signatures del comptable principal, caixer i responsable. L’emissió de fons a la persona responsable es fa prèvia presentació d’un passaport. A continuació, l’ordre de sortida d’efectiu s’ha de registrar al llibre comptable de les ordres de rebut i de dèbit. Per a aquesta operació, el comptable de la companyia ha de fer una inscripció comptable: Dèbit 71 "Liquidacions amb persones responsables" - Crèdit 50 "Caixer" en la quantitat de fons emesos al responsable.
Pas 2
Escriviu els imports comunicats en funció de l’informe anticipat presentat. L’informe anticipat s’ha d’elaborar en un exemplar i s’ha de certificar mitjançant les signatures del cap de l’empresa, del responsable i de l’empleat comptable. L'informe anticipat haurà d'anar acompanyat dels originals de documents que confirmin aquestes despeses, per exemple, rebuts, xecs, documents de viatge, bitllets de viatge. A continuació, el comptable de l'empresa ha de comprovar l'ús previst dels fons invertits i ajustar-ne l'import total.
Pas 3
Accepteu efectiu no utilitzat al caixer per part de la persona informant. Aquests fons es mantenen com a conseqüència de l'excés dels imports emesos per endavant sobre els costos reals de l'entitat informant. L’acceptació d’aquests fons a la caixa de l’empresa es realitza d’acord amb una ordre d’efectiu entrant, que ha de ser signada pel comptable en cap i el caixer, així com certificada amb un segell de caixa. Les comandes d’efectiu entrants s’elaboren en un exemplar i es registren al llibre comptable de rebuts i ordres de dèbit de l’empresa. Aquesta comanda en efectiu queda en mans del comptable de l’empresa i es dóna un rebut a la persona responsable per la introducció de fons no utilitzats. Per a aquesta operació, el comptable de l'empresa ha de fer una inscripció comptable: Dèbit 50 "Caixer" - Crèdit 50 "Liquidacions amb persones responsables" per l'import dels fons no utilitzats per la persona responsable.
