Un flux és un document oficial que es necessita per registrar amb precisió el que està passant durant la discussió. Ara els protocols es mantenen fins i tot en reunions de negocis i negociacions. Aquest document conté un registre consistent de totes les qüestions discutides per la comissió i les decisions preses per ordre cronològic. Si mai heu de fer front al registre, recordeu que la preparació d’aquest document es fa en diverses etapes.
Instruccions
Pas 1
Formació. Inscriviu tots els participants a la reunió, indiqueu, si és possible, per ordre alfabètic, els seus noms i posicions. Haureu de reflectir aquesta informació al protocol de la manera més precisa possible, sense les abreviatures habituals.
Pas 2
Mètodes per elaborar un protocol. Tot depèn de com és habitual enregistrar informació sobre les reunions de la comissió en una determinada organització o empresa: ja sigui estenografia, enregistrament de so o notes manuscrites. En funció d’això, haureu d’elaborar un protocol, transcrivint una transcripció o enregistrament de so, a més del contingut abstracte dels informes que figuraven a l’ordre del dia.
Pas 3
Els protocols són complets i concisos. Si no se us ha avisat prèviament sobre quin protocol de mostra s’adopta a l’organització, podeu decidir per vosaltres el que serà més convenient.
Pas 4
En elaborar un protocol complet, haureu de portar un registre de tots els discursos i informes, caracteritzant cadascun d’ells com a mínim la tesi. I el protocol breu només permet enregistrar els noms dels ponents i els temes dels seus discursos.
Pas 5
Registre del protocol. En aquest document, s’ha d’indicar el nom de l’organització, la data immediata de la reunió de la comissió, el número de registre, les signatures. Aquests són els requisits bàsics de GOST. Sense aquesta informació, el protocol es considera invàlid i no vàlid.
Pas 6
Tingueu en compte que encara hi ha una part introductòria i una part principal al text del protocol. La part introductòria és la mateixa per als minuts complets i curts, i s’hi indiquen els noms del secretari que guarda l’acta i del president de la comissió, així com el nombre total de participants a la reunió. Les persones que no són membres oficials de la comissió, però que són presents, però, a la reunió, es marquen a la punció com a "convidades".
Pas 7
Cap protocol té força documental fins que no és signat pel secretari i el president. Aquest és un requisit previ.
