Els resultats de les reunions requereixen un registre documental en forma d’actes. En redactar aquest document, és important reflectir el punt principal de la discussió, presentant tota la discussió de la forma més succinta possible.
L'acta és redactada després de la reunió pel secretari de la reunió, que ha de prendre notes durant la discussió o bé portar un registre de dictàfon. La segona opció és la més òptima per resoldre possibles disputes.
Visualment, el document consta de les parts següents:
- Informació general;
- l’agenda de la reunió;
- discussió i decisions preses.
Informació general
Aquest bloc d'informació inclou el títol, la ubicació (ciutat, data, hora de la reunió), una llista de persones presents. El títol de la reunió és el títol. Per exemple, una reunió del grup de treball sobre qüestions de personal. El bloc de data i hora indica informació sobre la reunió realitzada directament i no sobre la data de signatura del protocol.
Si la reunió la celebra una estructura permanent (comissió, grup de treball, etc.), la informació general indica el nom complet del president permanent i del secretari de la reunió.
A l’hora d’elaborar la llista dels presents, s’han d’indicar els noms de llocs i llocs de treball dels convidats. Aquest bloc d'informació comença amb la paraula "Present". En el cas que la reunió preveu una votació, els presents a l’acta es dividiran en dos grups: amb dret a vot i sense dret a participar en la votació.
Programa de reunions
L’ordre del dia de la reunió es forma abans de la reunió. No obstant això, hi ha excepcions, per exemple, per a reunions urgents. Aquest bloc enumera els temes de la reunió sense especificar els ponents i el límit de temps per als informes. Fins i tot si es convoca la reunió per debatre un tema, no s’inclou al títol del document, sinó que s’elabora en forma d’ordre del dia.
Segons el límit de temps per al discurs, l'ordre del dia presentat pot ser aprovat automàticament o sotmès a votació pel president. En aquest cas, la discussió comença amb la qüestió d’aprovar l’ordre del dia de la reunió. Si no hi ha objeccions, a l'acta es formalitza aquesta decisió de la següent manera: "La qüestió de l'acord de l'ordre del dia s'ha sotmès a votació". A continuació es mostren els resultats de la votació en el formulari: "Votat: per - (nombre de vots), en contra - no, abstenció - no".
Debat i presa de decisions
El bloc de preguntes més gran es reserva per reflectir el curs de la discussió. Cada tema de l'agenda es col·loca en un bloc separat, començant per la redacció de l'agenda. Tot seguit es desenvolupa l'informe, que es presenta en la forma següent: "Escoltat: (nom complet del ponent)". Els transcriptors experimentats recomanen no transcriure els discursos, sinó deixar el significat general, que es pot expressar en diverses frases. Si és important preservar el significat de la major part de l’informe, podeu citar les tesis del discurs o fragments de la presentació a l’annex del protocol, fent-ne una referència al text del document.
El mateix s'aplica a la reflexió del curs de la discussió. Si diversos parlants s'adhereixen al mateix punt de vista, els seus discursos es poden formalitzar en la forma següent: "Ponents (noms complets dels parlants) que van donar suport a l'opinió del parlant".
Com a resultat de cada pregunta, s’ha de formular una solució. S’ha de preparar amb antelació en els esborranys de decisions o els han de formular els mateixos participants durant la discussió. Les decisions es prenen en forma de formulacions específiques, que s’han de presentar sense ambigüitats i amb precisió. Els participants a la reunió poden tenir en compte les decisions sobre discursos purament informatius.
Si la reunió preveu una votació, l’acta posterior a cada número hauria de contenir els resultats: “La decisió s’ha pres per unanimitat”, “La decisió s’ha pres per majoria de vots”, “La decisió no s’ha pres”. Cal fer notes similars. en els casos en què els temes s’eliminin de la discussió, es posposin a una altra reunió o no es considerin a causa de l’absència d’un orador.
Al final, l’acta està signada pel president i el secretari i, si escau, certificada pel segell de l’organització que va convocar la reunió.
