Al final de la reunió, s’hauria d’elaborar un protocol per tal de fixar l’ordre del dia de la reunió, les decisions preses, les condicions en què s’implementaran, etc. És important redactar l’acta immediatament després de la reunió., i no ajornar "fins més tard". És bo que un secretari professional pugui mantenir l’acta. Tanmateix, si no és així, també ho poden fer altres persones que coneguin determinades regles per guardar les actes de les reunions.
Instruccions
Pas 1
La persona que pren l’acta de la reunió ha de ser conscient de totes les decisions de les reunions passades per entendre la lògica de les decisions preses. Si esteu prenent acta en una reunió, feu còpies de les actes de diverses reunions anteriors. A la reunió, documenteu immediatament els punts de l’ordre del dia.
Pas 2
Al costat de cada punt de l’ordre del dia, escriviu els pensaments que es van expressar durant la reunió. Això es pot fer breument, perquè l’acta finalitzarà no durant la reunió, sinó després d’ella. L’objectiu d’aquestes notes és que amb elles no trobareu a faltar cap pensament important expressat. Escriviu també els noms dels que parlen per recordar qui va dir què i sobre quin tema. Escriviu només fets a partir d’afirmacions, no d’opinions o suposicions personals.
Pas 3
La mateixa execució del protocol hauria de tenir lloc immediatament després de la reunió, de manera que no s’oblidessin punts importants ni es perdessin els registres. L'acta ha de contenir una breu descripció de la reunió en un estil empresarial. Per fer-ho, utilitzeu la parla indirecta, escriviu-ho tot en temps passat: "II Ivanov va assenyalar que …".
Pas 4
El contingut del protocol ha de consistir en:
1. "majúscules" que indiquen el propòsit i la data de la reunió, de vegades també indica l'hora d'inici de la reunió;
2. llistes dels presents i no presents;
3. un resum de les decisions preses - indicant els iniciadors d'aquestes decisions.
