La decisió de qualsevol reunió és jurídicament vinculant només si es formalitza a l’acta. L’acta de les reunions de pares, de propietaris o d’accionistes, per descomptat, difereix pel contingut, però els requisits per al formulari sempre són aproximadament els mateixos.
Escriviu en un esborrany
No sempre és convenient escriure en un ordinador durant una reunió, de manera que l’acta es pot escriure primer en un esborrany. Es pot introduir alguna informació abans que comenci la reunió. A sobre escriviu la paraula "Acta", just a sota: el nom de la reunió i la data. Fins i tot a la part inferior esquerra, escriviu la paraula "Assistit". Si s’espera que una decisió sigui presa per una majoria qualificada o simple de la llista, indiqueu quantes persones haurien d’haver estat presents. Això és important, per exemple, quan es tracta d’una reunió de propietaris que han de decidir com gestionar la casa, recollir diners per a reparacions importants, etc. Escriviu la vostra agenda a continuació. Si teniu intenció de debatre qüestions que encara no coneixeu, afegiu l'element "Diversos". En alguns casos, s’ha d’especificar el límit de temps.
Després de començar la reunió
Escriviu quantes persones hi són presents i quantes n’hi ha d’haver. A l'agenda, escriviu la paraula "Escoltat" i poseu dos punts. Escriviu les preguntes, els noms dels ponents i un resum dels discursos, punt per punt. Es pot demanar als ponents que presentin les seves intervencions amb antelació. Anoteu a l’acta les preguntes que es fan a cada presentador i les respostes. Quant a les solucions, es poden introduir després de cada pregunta o bé com a bloc únic a la part inferior del protocol. Assegureu-vos d’indicar quantes persones van votar "a favor", "en contra" i quantes es van abstenir. Sota les decisions, escriviu els noms del president i del secretari i poseu la data. En alguns casos, cal indicar els noms de tots els membres del presidium.
Escriviu text a l'ordinador
Quan escriu en un ordinador, el secretari sol editar el text. Intenteu editar-lo perquè no trenqui el significat. Això és especialment cert per a les decisions. No hi ha un formulari uniforme per al registre de protocols, però se solen aplicar les regles següents:
- el text s'escriu en una mida de 14 punts amb intervals d'un o mig;
- alineació del text principal - a banda i banda;
- alineació del títol - centrat, nombre d'assistents - dreta;
- els paràgrafs comencen amb una línia vermella.
Escriviu el text, no us oblideu de deixar espai per a les signatures del president i del secretari, a més de posar transcripcions de les signatures. Posa la data a la part inferior. Imprimiu l'acta i deixeu-la signar pel president i el secretari. Hi ha casos en què es realitza una reunió in absentia. En aquest cas, els textos dels discursos no estan escrits. La resta del protocol s’elabora de la mateixa manera.
