Moltes grans empreses envien especialistes que treballen per a elles en un viatge de negocis a una altra ciutat o un altre país per resoldre determinats problemes. Les organitzacions estan obligades a reemborsar als seus empleats les despeses de viatge de les finances de la firma. Els treballadors enviats han de presentar documents de manera oportuna, que demostren els costos i s’adjunten a l’informe de despeses.
Necessari
- - documents dels empleats;
- - documents de l'organització;
- - calculadora;
- - acte local sobre l'import de les despeses d'un viatge de negocis;
- - forma d'un informe anticipat;
- - documents que confirmen les despeses durant un viatge de negocis;
- - Documents completats per a un viatge de negocis.
Instruccions
Pas 1
Quan un empleat fa un viatge de negocis, l’empresari ha d’elaborar tots els documents correctament. Aquests documents haurien d'incloure una comanda de viatge de negocis, una assignació de serveis i un certificat de viatge de negocis.
Pas 2
En tornar d’un viatge de negocis, l’empleat ha d’emplenar un informe de viatge de negocis, que s’omple al formulari d’assignació de serveis emès per ell a la sortida. L’empleat de l’informe ha de reflectir el compliment del propòsit del viatge, per al qual va ser dirigit per l’empresa. L’informe ha de contenir una llista de documentació que s’ha lliurat a l’especialista amb la finalitat de celebrar contractes i signar pels socis (si aquest va ser el motiu pel qual es va fer un viatge de negocis).
Pas 3
En el termini de tres dies després de tornar del viatge, el viatger ha d’emplenar un informe previ al formulari AO-1. En ell, ha de calcular l'import total de les despeses ocasionades en un viatge de negocis. Inclouen dietes, la quantitat de les quals està controlada per l'organització mitjançant actes locals o convenis col·lectius, desplaçaments, allotjament i altres despeses acordades amb l'empresari.
Pas 4
Totes les despeses s’han de documentar, llevat de les dietes. La llista de documents s'haurà de registrar al segon full de l'informe anticipat (indicant-ne el nom i l'import).
Pas 5
Com a regla general, abans que un empleat faci un viatge de negocis, se li emeten fons comptables al departament de comptabilitat. Si l’empleat va gastar el mateix import, el va reflectir a l’informe i el va confirmar amb documents, no es farà el recàlcul. Si un empleat necessitava allargar un viatge de negocis o necessitar estar en una altra ciutat un dia lliure i exercir una funció laboral, el recalcul es realitza per part d’un comptable, tenint en compte tots els matisos. En aquest cas, es paga a l’especialista la diferència entre l’import emès i l’import gastat. Quan l’empleat ha rebut una quantitat superior a la que va gastar durant el viatge, ha de retornar la resta a la caixa de l’organització.
Pas 6
Cal tenir en compte que l'import de l'informe anticipat és aprovat pel cap de l'empresa. Després d'això, es realitza el recàlcul requerit.
