La transició al nou format de document es realitzarà ja el 2021. Us permetrà accedir directament i ràpidament a la informació sobre l’activitat laboral no només per a l’empleat, sinó també per a l’empresari potencial i les autoritats competents.
Motius de la transició
A la majoria de països europeus, fa temps que han deixat d’existir formats en paper per mantenir registres de la població activa. Es van substituir per bases de dades electròniques i cartes de recomanació de la Caixa de Pensions i dels empresaris.
El llibre de treball és el document principal d’un ciutadà ocupat oficialment. Conté informació que és important per als empresaris i el Fons de pensions sobre llocs de treball, responsabilitats laborals, presència de recriminacions o incentius, motius per traslladar-se a una altra organització. En funció d’això, també es calcula la durada total del servei, que afecta directament la formació de la futura pensió.
Poden sorgir dificultats amb el formulari en paper del llibre de treball: deteriorament, danys o pèrdues per culpa de l’empresari o del propi treballador, la impossibilitat de proporcionar ràpidament la informació disponible al departament de personal o a organismes i organismes especialitzats; també hi ha casos més freqüents de frau amb la introducció de dades inexactes o alterades. Això pot comportar procediments psicològics i de llarga durada: recollida de documents, viatges, cues.
Els ciutadans seran especialment vulnerables en cas de pèrdua d'informació del registre de treball pels motius següents:
- Llicència de maternitat;
- Interrupció laboral, inclosa la discapacitat;
- Passar d’un assentament (ciutat, regió, etc.) a un altre;
- Liquidació del lloc de treball anterior.
El llibre de treball electrònic està dissenyat per eliminar tots els problemes anteriors, ja que serà un fitxer registrat ubicat a la base de dades de comptabilitat totalment russa. L’accés a aquesta base de dades estarà a disposició d’organismes i organismes governamentals. S’integrarà, per exemple, amb el Fons de Pensions, el Departament de Protecció Social de la Població, el servei d’ocupació, el servei de personal de l’organització on treballa actualment el ciutadà.
El concepte i els avantatges d’un llibre de treball electrònic
No hi haurà diferències entre un llibre de treball en paper i un de electrònic, sinó que són completament idèntics quant a la informació sobre l’empleat. La seva llista es mantindrà de la següent manera:
- lloc de treball;
- període general de treball a cada lloc de treball;
- càrrec dels empleats (professió, especialitat);
- qualificació (nivell, nota, classe, categoria);
- dates de registre del començament i final de les relacions laborals;
- mesures d'ànim o càstig;
- moviment de posició, incloses transferències i acomiadaments;
- feina a temps parcial (a petició de l’empleat).
El llibre electrònic de treball s’emmagatzemarà al compte personal de l’empleat al lloc web de la Caixa de Pensions, així com al portal de Serveis de l’Estat. Es proporcionarà la informació necessària en forma d’extracte. Pot ser emès pel Fons de Pensions, el Centre Multifuncional de Serveis Públics (MFC) o l’actual empresari. Es facilita un extracte sense referència al lloc de residència o de treball del treballador.
Quan sol·licita un nou lloc de treball, un ciutadà pot realitzar diverses accions: rebre un extracte de les autoritats anteriors, enviar dades de manera independent per correu electrònic o desar-les i proporcionar-les en un suport digital. Per als dos darrers mètodes, cal afegir una signatura electrònica a les dades.
Els avantatges dels llibres de treball electrònics inclouen:
- Minimització d’informació errònia, inexacta o inexacta conscientment;
- Accés ràpid a la informació, així com la seva subministració ràpida si cal;
- Reduir els costos de l’empleat i de l’empresari per a l’adquisició, manteniment i emmagatzematge de suports de paper sobre les activitats laborals;
- La possibilitat d’ocupació remota;
- Registre remot de serveis públics, prestacions, pensions, etc.
- Seguretat i seguretat de les dades a nivell estatal.
Els avantatges del nou sistema comptable són innegables, però aquesta innovació també té desavantatges. Això s'aplica principalment als costos del govern per al desenvolupament, implementació, suport i protecció de la base de dades. A més, inicialment, caldrà transferir al sistema una quantitat colossal de dades sobre l'activitat laboral dels ciutadans procedents de suports en paper, que poden comportar errors trivials dels operadors i fallades en el sistema. Un altre obstacle és la manca d'accés a Internet a les regions, el mateix s'aplica als pobles i pobles remots.
Procés de transició
Està previst canviar a aquest sistema a principis del 2021. Serà voluntari per a aquells que ja tinguin experiència en aquest moment. Els empresaris que obtindran feina per primera vegada a partir del gener del 2021, els empresaris només iniciaran una versió electrònica.
Per als empleats que vulguin continuar conservant un llibre de treball en paper, cal presentar una sol·licitud en qualsevol forma al departament de RRHH a finals de 2020. A continuació, l’empresari mantindrà registres tant en format electrònic com en paper.
Si no es presenta la sol·licitud, es lliuraran llibres de treball en paper a aquests empleats i només es faran canvis en format digital.
