Cada empresa conclou contractes (mà d'obra, subministrament, compra de béns). Com a norma general, s’emmagatzemen en arxius. Per comoditat d’utilitzar aquests documents, així com eliminar el motiu de la seva pèrdua, es registren. Es crea un diari especial on es registren els detalls dels contractes, els acords addicionals que s’hi estableixen i la cronologia del seu moviment.
És necessari
- - diari de comptabilitat de contractes en format paper;
- - producte de programari per a la comptabilitat de contractes;
- - documents de l’empresa.
Instruccions
Pas 1
No hi ha cap formulari unificat per al document sobre la comptabilitat dels contractes. Però podeu desenvolupar-lo vosaltres mateixos o comprar un producte de programari especial dissenyat per emmagatzemar informació sobre contractes. Però la primera opció és gratuïta; atureu-vos aquí si no necessiteu costos addicionals.
Pas 2
Escriviu el nom del document a la portada del diari de comptabilitat de contractes. Introduïu el nom de la vostra empresa. Si l’empresa és prou gran, es recomana tenir una revista separada per a cada unitat estructural. En aquest cas, escriviu el nom del departament. Introduïu la data en què es va arxivar el document, les dades personals, la posició del responsable de guardar el diari. Com a regla general, es tracta d’un agent de personal que elabora contractes amb personal, un empleat del departament legal que es dedica a mantenir contractes amb contraparts.
Pas 3
Escriviu el nom del document a la portada del diari de comptabilitat de contractes. Introduïu el nom de la vostra empresa. Si l’empresa és prou gran, s’aconsella tenir una revista separada per a cada unitat estructural. En aquest cas, escriviu el nom del departament. Introduïu la data en què es va arxivar el document, les dades personals, la posició del responsable de guardar el diari. Com a regla general, es tracta d’un oficial de personal que elabora contractes amb personal, un empleat del departament jurídic que es dedica a mantenir contractes amb contraparts.
Pas 4
Feu vuit gràfics amb un full de càlcul. Imprimeix en paper. A la primera columna del diari, introduïu el número de sèrie del contracte, a la segona, el número del document que se li ha assignat a la conclusió. A la tercera i quarta columna del diari de comptabilitat contractual, escriviu la data d’inici i la data de caducitat del document. A la cinquena columna, indiqueu l’objecte del contracte. Per exemple, per al subministrament de components.
Pas 5
A la sisena columna, introduïu el nom de la contrapart (proveïdor, comprador), empleat (quan es tenen en compte els contractes de treball amb personal). A la setena columna del diari, escriviu a quina carpeta es troba el contracte (per regla general, a les carpetes se'ls assigna un número als arxius), indiqueu la ubicació de la carpeta. A la vuitena columna, poseu la signatura del responsable de l’emmagatzematge de documents (indicant el seu cognom, inicials). Quan canvieu d’empleat, elaboreu un acte de transferència de contractes, un diari per a la seva comptabilitat.
Pas 6
Si us resulta inconvenient fer un seguiment manual dels contractes, demaneu el desenvolupament d’un producte de programari o compreu un programa ja fet. Pot costar alguns diners, però en format electrònic aquesta revista té alguns avantatges. Per exemple, quan registreu un contracte, podeu especificar el camí d'accés a un document en un ordinador.
