L’emmagatzematge adequat dels documents és un element important del treball d’oficina. Abans d’enviar els papers a l’arxiu, s’han de llampar. Per fer-ho, heu de conèixer les regles bàsiques per arxivar casos.
És necessari
- - punxó;
- - agulla;
- - fil dur;
- - cola.
Instruccions
Pas 1
Numereu tots els fulls amb un llapis negre. El número es col·loca a l'extrem superior dret. Col·loqueu els documents en ordre cronològic, començant pel més antic. Si hi ha sobres amb documents adjunts, haureu de numerar el sobre i, a continuació, cada document.
Pas 2
Traieu tots els clips de paper i altres parts metàl·liques. Si el vostre document no té un marge de fitxer, enganxeu-hi un tros de paper. Prepareu tots els papers per a les costures basant les quatre punxades i col·locant-les a la tapa de cartró.
Pas 3
Els paquets de documents s’han de subjectar amb una pinça, perforar-los amb un punxó o perforar-los amb un dispositiu especial per cosir documents. Sense treure les pinces, cosiu els papers amb una agulla llarga amb fil gruixut, guita o cinta adhesiva.
Pas 4
Per a una costura correcta, cal passar l’agulla pel costat posterior al forat que és el segon seguit, passar l’agulla pel costat posterior i tornar de nou al segon forat. Després d’això, s’ha de treure l’agulla cap al costat frontal i s’ha de cosir el segon forat, però ja des de dalt. El fil s’estira per la part posterior i es fixen els seus dos extrems de manera que es puguin segellar les cues del fil amb paper (paper vegetal).
Pas 5
El segell de l’organització es posa al paper enganxat als fils i també signen els funcionaris (director, comptable en cap). A la coberta de cartró s’enganxa un inventari de documents que s’arxiven en un paquet. Ha d’indicar el nom de l’organització i la seva unitat estructural, posar la data, indicar el període d’emmagatzematge dels documents i el codi d’arxiu, si s’adopta a la vostra organització.
