Sembla que no és gens difícil cosir documents, però sovint es retornen els documents arxivats incorrectament i cal tornar a fer tota la feina. Abans de cosir documents per a l’oficina tributària, heu de familiaritzar-vos amb els requisits bàsics i les regles del flux de documents.
Necessari
- - fil;
- - agulla;
- - punxó;
- - cola de papereria.
Instruccions
Pas 1
Els documents es cusen en 3 punxades. La distància entre els forats ha de ser com a mínim de 3 centímetres. Feu tres forats al marge esquerre del document amb una agulla o punxó. Els forats es fan a la meitat del camp lliure, tenint en compte la possible lectura gratuïta del text de tots els documents quan es fulleja la caixa. Els forats s’han de situar estrictament en vertical.
Pas 2
Cosiu els documents amb una agulla de cosir amb fil de banc o fils de costura LSh-210. Si no teniu aquest fil, podeu utilitzar un fil de niló fort o plegat diverses vegades. Com a regla general, els documents es cusen dues vegades: per a més fiabilitat.
Pas 3
Passeu els extrems del cordill des del forat central fins a la part posterior de l’últim full. Deixeu l’extrem lliure del fil de cosir d’uns 5–6 centímetres de llarg i talleu la resta. Lligueu els extrems del fil en un nus.
Pas 4
Segelleu els documents enganxant uns 3x5 centímetres de paper al nus amb cola clerical. Enganxeu el paper de manera que cobreixi el nus i parcialment els fils. Els extrems dels fils s’han de deixar lliures.
Pas 5
Espereu que s’assequi la cola i certifiqueu el paper enganxat amb la vostra signatura i segell. La inscripció de certificació la posa el gestor o una persona autoritzada. Ha de ser distingible, diferent. El segell s’ha d’ubicar tant a l’adhesiu amb la inscripció de certificació com al propi full. Tot això –impremta d’un segell, un nus, un fil– serveix per confirmar la inviolabilitat del document.
Pas 6
Els documents comptables amb una vida útil superior a 10 anys es cusen en 5 forats, s’hi enganxa un full de paper de seda al node de la part posterior i s’hi estampa. El paper de seda s’utilitza de manera que el nus que hi ha a sota sigui clarament visible, de manera que si esteu gravant documents comptables seriosos, no us enganxeu sobre paper gruixut.
