En el transcurs de les seves activitats, un empleat o empresari comptable ha de processar molts documents. El flux de documents augmenta en proporció directa amb l’èxit del desenvolupament del negoci. Es coneixen molts mètodes de treball, però és poc probable que algú expliqui tota la tecnologia als empresaris novells. Aquesta guia us mostrarà com arxivar els vostres documents perquè no es confonguin ni es perdin.
Instruccions
Pas 1
L’ús de fitxers transparents és una mica complicat. Millor arxivar documents mitjançant un forat. Per descomptat, els fitxers transparents seran útils per emmagatzemar documents que no es puguin perforar: documents que es fan al capçal del rètol estatal, documents amb hologrames i altres papers protegits contra la falsificació. Per a la resta de documents, no és pràctic utilitzar fitxers.
Pas 2
Podeu utilitzar una carpeta per perforar un forat amb precisió, alineant cada document posterior amb l’anterior. Els documents estaran alineats en una carpeta, però si heu de moure un document a una altra carpeta, és probable que surti fora de la pila.
Pas 3
La millor manera d’enquadernar documents és fer servir un stop punch. Després, per a cada document, els forats es situaran al mateix lloc. Els documents cosits d’aquesta manera tindran l’aspecte més precís i no haurà de fer-hi forats addicionals.
Pas 4
En arxivar, a més de la ubicació dels forats, també heu d’orientar el document correctament. Els documents col·locats a través del full es poden girar 90o en sentit antihorari.
Pas 5
Per connectar documents, sovint s’utilitzen claudàtors o clips de paper. És cert que tenen un inconvenient: un feix de documents subjectat amb grapes o clips de paper té una protuberància als punts de fixació, cosa que dificulta el treball amb papers. És millor connectar fulls d’un document de diverses pàgines amb una gota de cola PVA. En la majoria dels casos, triga menys temps i la pila de documents no té protuberàncies.
Pas 6
Si el document té una mida més petita que un full estàndard, primer s’ha d’enganxar en un full estàndard i després es pot arxivar amb la resta de documents.
