L’agenda és l’esquelet d’una reunió o reunió. És en ella que es fixen els temes principals de discussió i les principals àrees de discussió. Estableix l’ordre de la reunió, centra l’atenció dels participants en una conversa professional, no permet que la discussió es converteixi en un intercanvi de visions caòtic.
Instruccions
Pas 1
Comenceu a preparar l'agenda tan aviat com la direcció hagi decidit la data i el tema de la reunió. Calent fins als talons, us serà més fàcil formular els seus punts. A més, tindreu prou temps per corregir la primera opció si el gestor vol modificar-la.
Pas 2
Ressalteu els aspectes principals i menors del tema de la reunió. No sobrecarregueu l’agenda amb petits problemes que es poden resoldre de forma rutinària. La millor opció és incloure 1-2 punts significatius, en la discussió que interessa a la majoria de l'equip, i deixar temps per a la resolució ràpida de qüestions menys importants, inclosos els que van sorgir durant la reunió.
Pas 3
Formuleu els punts de l’agenda. Eviteu frases ambigües o ambigües. Feu que els punts de la vostra agenda siguin el més específics possibles. Després de llegir-los, el participant de la reunió hauria d’entendre fàcilment l’essència del problema i el propòsit del seu debat. Si teniu dificultats, busqueu ajuda d’un especialista que pronunciï un discurs magistral sobre aquest tema.
Pas 4
Cada article hauria de començar amb la preposició "sobre" o "sobre": "Per iniciativa del departament de vendes de fer un dia de neteja" o "Sobre la redistribució de funcions entre el departament de màrqueting i el servei de premsa", etc. Si es porta a discussió algun document normatiu, la clàusula pot sonar de la següent manera: "Sobre l'aprovació de la Carta de l'empresa" o "Sobre les modificacions de les fitxes de treball del personal de la secretaria", etc. Per a preguntes informatives que no requereixen debat, proporcioneu una explicació adequada entre claudàtors o separades per dos punts. Per exemple, "Sobre les àrees prometedores de l'edició de llibres: informe del subdirector general sobre un viatge de negocis al seminari".
Pas 5
Estructura la teva agenda. A la pràctica, hi ha dues maneres d’organitzar les preguntes: de la més important a la menys important i de la menor a la significativa. Cada opció té els seus aspectes positius. En el primer cas, les qüestions principals es consideren al començament de la reunió. Els empleats són més actius, la fatiga encara no els afecta. Però la discussió sobre la primera pregunta pot continuar, no quedarà temps per resoldre problemes menors, però importants. Si la reunió comença amb punts menys importants, els empleats s’uneixen gradualment al ritme i, en el moment en què s’anuncia la qüestió principal, ja estan preparats per a un diàleg constructiu.
Pas 6
Imprimiu l'agenda segons els requisits administratius de la vostra organització. A més de les preguntes reals per debatre, indiqueu la data, hora, lloc de la reunió, ponents principals, participants i experts convidats. Aproveu el document amb el cap de l'organització. Adjuntareu l’ordre del dia original més endavant a l’acta de la reunió. En funció de l’agenda aprovada, prepareu un butlletí o anuncis per als empleats.
