Quan hi ha massa documents acumulats i que es troben en una mateixa pila, pot ser difícil esbrinar quin es refereix a què. Trobar el document adequat és encara més difícil. Per solucionar aquest problema, heu d’organitzar els vostres documents. El mètode descrit no és adequat només per organitzar documents en paper, sinó que és molt aplicable a documents en format electrònic, per descomptat, amb hipòtesis menors.
Instruccions
Pas 1
Organitzar els vostres documents és fàcil, encara que n’hi hagi massa. Consulteu tots els documents disponibles i feu una llista de les categories per les quals els ordenareu. Determineu si hi haurà subcategories en aquesta llista. Per exemple, en la categoria general de contractes, es poden distingir els contractes de subministrament, de prestació de serveis. Entre les comandes, destaqueu les ordres generals relatives a les activitats de l’empresa i les ordres de personal.
Pas 2
Un cop completada la llista de categories, determineu com i on col·locareu els documents. Poseu-vos d’acord amb la gestió sobre els costos de compra de material d’oficina (carpetes, fitxers, adhesius de colors), ja que ordenar i distribuir documents és més agradable si no heu de jugar amb carpetes antigues en ruïnes.
Pas 3
Ordeneu els documents disponibles segons la llista que heu compilat. Col·loqueu-los en piles separades. Si cal, escriviu-hi amb un llapis o enganxeu un adhesiu (per no confondre-us durant el procés de classificació).
Pas 4
Avalueu si els documents d’una categoria (subcategoria) s’adapten a la carpeta i arxiveu-los. És millor organitzar els documents segons la data de preparació. Com a regla general, en el treball quotidià, els documents s’arxiven a mesura que es creen, amb els documents més recents a la part superior. Quan es transfereixen casos a l’arxiu, l’ordre canvia (a la part superior hi ha el document més primerenc, a la part inferior, fins a la data de creació).
Pas 5
Si esteu arxivant documents de diferents anys a la mateixa carpeta, separeu visualment un any de l’altre amb un adhesiu de colors o un full més gran. Aquests marcadors fan que sigui molt més fàcil trobar el document desitjat en el futur.
Pas 6
Feu un fitxer adjunt per al següent document.
Pas 7
Si cal, elaboreu un registre de totes les carpetes amb documents, indicant el contingut de cada carpeta, la data de la seva creació i el final del manteniment, la ubicació d’emmagatzematge, etc. Organitzeu les carpetes de manera que sigui convenient fer-les servir i no haureu de "passar-les" per una tona de paper de rebuig.
