Qualsevol treballador d’oficina tard o d’hora es troba amb la necessitat d’escriure una carta oficial. L’etiqueta empresarial subratlla que el final d’una carta és tan important com el punt de partida del missatge.
És necessari
adreça exacta del destinatari, sobre, còpies dels documents adjunts a la carta
Instruccions
Pas 1
Torneu a llegir el que heu escrit abans de començar la part final de la carta. Consulteu el text per si hi ha errors gramaticals i ortogràfics, taques i imprecisions. Si el contingut de la carta us satisfà completament, a l’últim paràgraf, torneu a repetir la tesi principal de la vostra carta de forma concisa i intel·ligible. Per tant, resumiu el vostre missatge i facilitareu la preparació i l’escriptura d’una resposta per al destinatari.
Pas 2
Si és necessari adjuntar còpies de documents a la carta oficial, després del paràgraf, retrocedeixi unes quantes línies i indiqueu a la columna "adjunt" una llista de documents. La llista ha d’estar numerada. Adjunteu fotocòpies de documents a la carta en l’ordre en què s’indiquen a la llista.
Pas 3
Acabeu la carta formal amb un torn de paraula educat i correcte, per exemple, com ara: "Espero una fructífera cooperació". A més, en els negocis, és habitual acabar les cartes amb l'ajut de frases com "amb respecte", "sincerament vostre", "amb respecte". A continuació, assegureu-vos de posar les inicials i la data. No oblideu signar al costat del vostre cognom després d'imprimir el text.
Pas 4
Comenceu a omplir el sobre. L'adreça del destinatari s'escriu a l'extrem inferior dret, i l'adreça del remitent s'escriu a la part superior esquerra. Assegureu-vos d’introduir el codi postal correcte, en aquest cas la carta arribarà al destinatari més ràpidament.
Pas 5
És millor enviar cartes oficials per correu en forma de cartes certificades amb confirmació de recepció. En aquest cas, tindreu constància de la recepció de la carta per part del destinatari.
