Hi ha aquest concepte de "costums comercials". Sota aquesta àmplia definició: totes les tradicions adoptades en l’entorn de les relacions comercials oficials. La correspondència oficial continua sent un dels principals mecanismes d’interacció comercial. Els funcionaris, els empresaris i les organitzacions públiques es comuniquen a través de missatges elaborats segons les normes generals.
Motiu de l'escriptura
Per molt avorrida i insignificant que sigui l’etapa preparatòria de la presentació d’un recurs oficial, no es pot deixar de banda. El motiu de la preparació del document hauria d’estar clarament formulat.
Abans de redactar una carta oficial, és important determinar amb precisió el destinatari. Després de determinar l'objecte del missatge, cal comprovar si aquest problema entra dins de la competència del destinatari. En cas de dubte, és millor examinar la qüestió de la competència a la normativa i altres documents normatius de l’organització.
Tipus de sol·licitud
Després de determinar el tema i el destinatari, hauríeu de pensar en el tipus de apel·lació.
Si cal, s’ha d’escriure una carta oficial:
- Informeu el destinatari. Molt sovint, els butlletins s’envien de destinataris de nivell inferior a destinataris de nivell superior;
- Poseu-vos en contacte amb el destinatari amb una prova que impliqui accions addicionals per part seva. Així doncs, recorren a una persona superior o a una posició igual;
- Feu una tasca. Aquest tipus d’adreça només és adequada per adreçar-se a un subordinat.
Les persones que contacten amb autoritats, empreses o altres estructures solen utilitzar el formulari de sol·licitud-sol·licitud.
Forma de recurs oficial
Les dures condicions d’interacció oficial-empresa fan que la forma d’apel·lacions no sigui inferior al contingut. Per tal que la carta arribi al destinatari i no es perdi als laberints de l’oficina, s’ha d’elaborar segons totes les normes.
Les organitzacions redacten cartes en capçalera oficial, assignen un número de sortida i indiquen la data. Per aclarir ràpidament els problemes d’apel·lació, és important indicar el nom complet i la informació de contacte del contractista. Apareixen a l'últim full de la carta al peu de pàgina.
Els particulars elaboren sol·licituds en fulls A4 en blanc en format mecanoscrit i, en casos excepcionals, en forma manuscrita.
Per a les organitzacions, només la posició i el nom del destinatari s’indiquen a la capçalera del recurs, és a dir, al formulari oficial es proporciona informació sobre l’autor de la apel·lació i les dades de contacte. Les persones hauran de complementar la capçalera amb les seves pròpies dades, inclosos un número de telèfon de contacte i una adreça a la qual s’ha d’enviar una resposta.
A l’esquerra s’indiquen els detalls de la carta i a sota de la redacció del tema de l’apel·lació: "Quant a recompensar", "Quant a proporcionar informació", "Quant a una reunió personal", etc.
L’estil de l’apel·lació oficial
L’estil de negoci oficial s’utilitza per redactar cartes oficials. Els principis principals d’aquest estil són la coherència, l’ambigüitat i la claredat de la presentació. En la correspondència empresarial, les formulacions col·loquials, l’ús de les llengües vernacles, per no parlar dels juraments i dels juraments, són inacceptables. Fins i tot els esdeveniments més inquietants de la correspondència oficial s’han de presentar en un to neutre sense cap color emocional.
És una bona pràctica seguir una estructura lògica i clara de frases i paràgrafs. Això simplifica enormement la percepció de la informació per part del lector.
L’estructura del recurs oficial
Una carta oficial comença amb una apel·lació: ". Tot seguit, apareix un preàmbul en què s’ha de respondre a la pregunta: "Per què s’escriu l’apel·lació, en nom de qui i per quina raó"? Pot semblar així:
«».
«».
Després del general al particular, s’introdueix una part explicativa que reflecteix els detalls. Si s’escriu una queixa: l’essència cronològica del conflicte. A les cartes d’invitació, la part explicativa conté informació sobre el lloc, la data i l’hora de l’esdeveniment, els seus organitzadors i la forma de participació del destinatari.
Qualsevol apel·lació oficial finalitza amb un llistat directe de la sol·licitud. Per exemple: ", ", ", etc.
