La comptabilitat de materials és un procés laboriós i que requereix una alta precisió dels comptables. Per tal de no descarregar la documentació amb una gran quantitat d'informació, els materials s'han de cancel·lar de manera oportuna.
Manteniment de registres correcte: ordre a l'empresa. L'èxit de l'inventari i la rellevància dels indicadors analítics dependran del flux de documents a l'empresa. Si totes les mesures es prenen de manera oportuna, el balanç a la data de presentació d'informes convergirà sense problemes.
Normes generals de cancel·lació
Els materials són els actius corrents de l’organització. La comptabilitat dels materials es manté al compte 10 "Materials". Al llarg de la vida de l’empresa, s’utilitza una gran quantitat de propietats de baix valor.
Després de l’ús, s’ha de cancel·lar el material i deixar-lo al balanç no té sentit, ja que això comporta una sobreestimació no raonable del valor dels actius.
El calendari de cancel·lació el defineix cada organització individualment, aquesta informació ha de ser detallada a la política comptable. Pot ser un mes, un trimestre o el dia que es retiri la propietat. L’eliminació es formalitza mitjançant un certificat de cancel·lació. Aquest document indica la quantitat de materials amortitzats i el cost total. El formulari el desenvolupa l’empresa de forma independent. Per a determinats grups de materials, es requeriran documents addicionals per confirmar el consum. Per exemple, per eliminar el combustible, cal utilitzar les lletres de transport, que reflecteixin la validesa dels costos del combustible i dels lubricants.
Transaccions de cancel·lació
Tots els documents anteriors són motius per anul·lar materials. El comptable només ha de fer les publicacions després del registre.
L'eliminació de material sempre es reflecteix al crèdit del compte 10 "Materials".
Depenent d'on vagin els valors del material, es construirà el cablejat. Això pot ser una transferència a la producció, una cancel·lació per matrimoni, o simplement utilitzar-la per a les necessitats de l'organització. En la majoria dels casos, s’utilitzen dos comptes, als quals s’acostuma a amortitzar els costos dels materials: el compte 20 "Producció principal" i el compte 26 "Despeses comercials generals". Si l'organització participa directament en la producció, s'utilitza el compte 20, en altres casos: 26.
Dèbit 20 - Crèdit 10 - Emissió de materials a la producció principal.
Dèbit 26 - Crèdit 10 - Alliberament de materials per a necessitats empresarials generals.
Hi ha altres opcions per redactar transaccions. S’utilitzen principalment en grans organitzacions amb un gran nombre d’unitats estructurals.
Dèbit 23 - Crèdit 10 - Emissió de materials a la producció auxiliar.
Dèbit 25 - Crèdit 10 - Alliberament de materials per a necessitats generals de producció.
Dèbit 28 - Crèdit 10 - Emissió de materials per corregir el matrimoni.
Dèbit 29 - Crèdit 10 - Emissió de materials per a la producció de serveis.
Dèbit 44 - Crèdit 10 - Materials amortitzats durant la negociació o que s’utilitzen per mantenir l’espai comercial.
Dèbit 94 - Crèdit 10 - Anul·lació del cost dels materials danyats, s’han d’alliberar segons la llei de reciclatge.
