La presència d’un segell en un document indica la seva importància, autenticitat i oficialitat. No obstant això, en el transcurs de les activitats de les empreses, de tant en tant, sorgeixen preguntes sobre on i quin tipus de segell s’hauria de posar.
En primer lloc, les regles per fixar un segell depenen del seu tipus i accessori. D’aquesta manera, el segell oficial amb la imatge d’una àguila de dos caps es posa als documents de les institucions estatals. Les organitzacions comercials i els empresaris individuals certifiquen documents amb un segell rodó estàndard que conté el nom (cognom, nom i patronímic), dades de registre i, si es vol, el logotip de l’empresa. Documents, celebració de contractes, execució d’ordres de pagament i xecs, oficials cartes, poders, etc., podeu fer-ne d’altres: per a consultes, documents financers, departament de recursos humans. Al mateix temps, s’ha d’indicar la seva finalitat a l’empremta: el segell principal certifica les signatures de les primeres persones -directors i llurs suplents- i de les addicionals -empleats dels serveis pertinents (comptabilitat, departament de personal, etc.). L'empremta s'ha d'aplicar de manera que capti parcialment el títol de la posició de la persona que ha signat el document i quedi ben visible la informació de la signatura i del segell. El sistema estatal de suport a la documentació per a la gestió (GSDOU), aprovat per ordre de l'URSS Glavarchive el 23 de maig de 1988, preveu una llista de documents sobre els quals es posa el segell principal o oficial. No hi ha cap edició més recent, però, tal com s’aplica al moment actual, es presenta així: - actes; - poders; - contractes; - conclusions, revisions; - sol·licituds (per a una carta de crèdit; denegació d’acceptació, reclamacions, etc.); - certificats de viatge; - mostres d’impressions de segells i signatures; - cartes; - ordres de pagament, sol·licituds, xecs, per a la transferència de divises, etc.; - regulacions sobre l’organització; - registres; - pressupostos de costos; - acords; etc.); - especificacions; - llistes de títols; - certificats; - cartes d’organitzacions; - taules de personal. Per tal d’excloure possibles malentesos a l’hora d’utilitzar segells, és aconsellable que les empreses determinin la llista de documents elles llista de persones i mostres de signatures que requereixen segell de certificació. A més, hi ha formularis unificats de documents amb el requisit "M. P." - lloc d’impressió. En aquests casos, normalment no hi ha preguntes sobre on posar el segell, però cal seguir una regla general: la impressió ha de ser clara i llegible.
