La presència d’un segell en un document indica la seva importància, autenticitat i oficialitat. No obstant això, en el transcurs de les activitats de les empreses, de tant en tant, sorgeixen preguntes sobre on i quin tipus de segell s’hauria de posar.
En primer lloc, les regles per fixar un segell depenen del seu tipus i accessori. D’aquesta manera, el segell oficial amb la imatge d’una àguila de dos caps es posa als documents de les institucions estatals. Les organitzacions comercials i els empresaris individuals certifiquen documents amb un segell rodó estàndard que conté el nom (cognom, nom i patronímic), dades de registre i, si es vol, el logotip de l’empresa. Documents, celebració de contractes, execució d’ordres de pagament i xecs, oficials cartes, poders, etc., podeu fer-ne d’altres: per a consultes, documents financers, departament de recursos humans. Al mateix temps, s’ha d’indicar la seva finalitat a l’empremta: el segell principal certifica les signatures de les primeres persones –directors i llurs suplents– i de les addicionals –empleats dels serveis pertinents (comptabilitat, departament de personal, etc.). L'empremta s'ha d'aplicar de manera que capti parcialment el títol de la posició de la persona que ha signat el document i quedi ben visible la informació de la signatura i del segell. El sistema estatal de suport a la documentació per a la gestió (GSDOU), aprovat per ordre de l'URSS Glavarchive el 23 de maig de 1988, preveu una llista de documents sobre els quals es posa el segell principal o oficial. No hi ha cap edició més recent, però, tal com s’aplica al moment actual, es presenta així: - actes; - poders; - contractes; - conclusions, revisions; - sol·licituds (per a una carta de crèdit; denegació d’acceptació, reclamacions, etc.); - certificats de viatge; - mostres d’impressions de segells i signatures; - cartes; - ordres de pagament, sol·licituds, xecs, per a la transferència de divises, etc.; - regulacions sobre l’organització; - registres; - pressupostos de costos; - acords; etc.); - especificacions; - llistes de títols; - certificats; - cartes d’organitzacions; - taules de personal. Per tal d’excloure possibles malentesos a l’hora d’utilitzar segells, és aconsellable que les empreses determinin la llista de documents elles llista de persones i mostres de signatures que requereixen segell de certificació. A més, hi ha formularis unificats de documents amb el requisit "M. P." - lloc d’impressió. En aquests casos, normalment no hi ha preguntes sobre on posar el segell, però cal seguir una regla general: la impressió ha de ser clara i llegible.
