Una reunió és una reunió d’un cercle estret de representants autoritzats, especialistes destacats, un grup de treball dedicat a resoldre qualsevol problema urgent. Es tracta d’una reunió en miniatura, de manera que la reunió té el seu propi president, la persona que la dirigirà.
Instruccions
Pas 1
La reunió es pot celebrar de manera planificada amb una regularitat aprovada, o ser espontània, reunir-se per resoldre problemes actuals acumulats o circumstàncies de farsa major. En qualsevol cas, la reunió està presidida per un funcionari nomenat oficialment per a aquest càrrec. De fet, la reunió se celebra per donar als especialistes l’oportunitat d’expressar la seva opinió sobre un tema concret i de prendre una decisió col·legial.
Pas 2
Cal informar a tots els que haurien d’estar presents a la reunió, la seva agenda: el tema i la llista de qüestions que requereixen debat, així com l’hora i el lloc de la reunió. Això es pot fer mitjançant missatges telefònics o mitjançant avisos legals. Com a norma general, es determina la composició dels participants a les reunions, autoritzats per tractar qüestions específiques. Per tant, a la reunió hi ha d’haver un quòrum que garanteixi la legitimitat de les decisions que s’hi prenguin. Abans de començar la reunió, s’ha de completar una llista d’inscripció dels participants. Si hi ha un quòrum, es pot iniciar la reunió.
Pas 3
El moderador de la reunió l’hauria d’obrir amb un discurs introductori, indicant el tema i enumerant els problemes que cal resoldre, i tancar la reunió, resumint el seu resultat. El seu dret és donar la paraula al següent orador, fer preguntes a votar i anunciar les decisions preses. També està obligat a mantenir l'ordre durant la realització de la reunió i a dictar ordres segons l'ordre de la seva realització.
Pas 4
El dret indiscutible del presentador és també la finalització de la gravació de les persones que vulguin parlar, limitant el temps de la seva intervenció i el nombre de declaracions sobre la mateixa qüestió. Si es infringeix l'ordre i les regles de la reunió, el moderador pot interrompre o tancar el debat i tancar o suspendre la reunió.
Pas 5
Durant la reunió, el moderador ha d’assegurar la realització del protocol, que s’elabora en el curs i els resultats d’aquesta acció directiva. El protocol està destinat a documentar i formalitzar el debat col·legial sobre qüestions i decisions preses.
