L’acceptació de mercaderies s’elabora mitjançant una carta de port o una lletra de transport, que s’elabora en forma unificada. El document especificat ha de contenir dades obligatòries, ja que confirma el compliment de les obligacions per part del proveïdor i del comprador.
L’acord de subministrament se sol concloure durant molt de temps, en el moment de la seva execució, la relació entre el proveïdor i el comprador s’elabora mitjançant altres documents que confirmen el lliurament i la recepció reals de la mercaderia en la quantitat i rang ordenats. Aquest document és una carta de port o carta de port, que s’elabora en forma unificada, signada pels representants autoritzats del proveïdor i del comprador. Al mateix temps, aquest document no només és una confirmació del compliment de les obligacions derivades d’un contracte de dret civil, sinó que també actua com a document principal que s’utilitza amb finalitats fiscals i comptables.
Quins detalls s’han d’indicar a la carta de port?
La lletra ha de contenir el número, la data de preparació, el nom complet i les dades que permeten identificar el proveïdor, el comprador. A més, la carta de port indica el nom de la mercaderia, si és possible, es fa una breu descripció. Així mateix, es registra la quantitat total de mercaderies lliurades segons aquest document, el preu per unitat i el cost total, tenint en compte l’impost sobre el valor afegit (per als contribuents de l’impost especificat). La lletra de ruta és un document a dues cares signat pel proveïdor i el comprador, certificat pels seus segells rodons. En funció dels termes del contracte de subministrament celebrat, les possibles discrepàncies en la quantitat, la gamma de mercaderies subministrades i declarades a la factura es poden marcar directament en aquest document amb la garantia de cada correcció per part de les parts o registrades en un acte separat.
Com s’elabora una carta de port?
El representant del proveïdor i la mercaderia lliuren la lletra de lliurament del nombre d’exemplars requerit. L’acceptació de la mercaderia per part del comprador la realitza el seu representant autoritzat, que ha de tenir un poder vàlid i un document d’identitat. Després de l'enviament de la mercaderia, el representant del comprador realitza una comprovació visual, calcula la quantitat i avalua la integritat del paquet. La comprovació es realitza simultàniament amb la comparació de la quantitat real, l'assortiment, la qualitat de la mercaderia amb la informació especificada a la factura. En absència de reclamacions i correccions, el representant del comprador signa totes les còpies de la factura i les certifica amb el segell de l'organització. El representant del proveïdor agafa la seva pròpia còpia d’aquest document, si cal, li adjunta el poder del representant del comprador.
