La programació i l’organització de l’horari laboral és un component important del treball eficaç en qualsevol lloc. En el cas del càrrec directiu, la importància de la planificació preliminar augmenta encara més, per tant, és necessari abordar aquest tema amb molta cura.
Instruccions
Pas 1
El gerent pot planificar el seu temps ell mateix o delegar totalment o parcialment aquesta funció al secretari-ajudant. En qualsevol cas, no es pot prescindir de la interacció amb el secretari, ja que és ell qui prepara i organitza reunions, materials per a reunions i rep trucades entrants. A més, el secretari sol tenir al cap tots els plans del gestor que ell coneix i intenta distribuir-los segons l’horari laboral, per tant, és molt important notificar-ho amb rapidesa sobre els canvis en els seus plans.
Pas 2
Però no heu de confiar únicament en la secretària, és important aprendre a assignar el vostre temps de manera que tingueu temps per fer tot el que estigueu planejat. Una bona manera de fer-ho és analitzar cada hora que ha passat i esbrinar exactament què es va fer i quant va trigar. També cal ressaltar per si mateix les principals tasques globals com a líder i dedicar la major part del seu temps de treball a la seva solució. En qualsevol cas, les tasques més importants s’han de resoldre en primer lloc, ja que se sap que el 80% de les tasques actuals es resolen el primer 20% de la jornada laboral i la resta del temps només es dedica al 20% de l'obra.
Pas 3
No deixeu que els esdeveniments aleatoris creuin la vostra agenda. És millor posar-hi una mica de temps per endavant en els plans, això us permetrà tenir més probabilitats de tenir temps per completar les tasques principals. Quan planifiqueu reunions, esdeveniments, reunions, conferències, procediu del temps real que necessitaran, tenint en compte la preparació, el coneixement preliminar dels materials, les discussions espontànies i les preguntes. Intenteu distribuir aquests esdeveniments a temps perquè el començament de la reunió següent no descansi sobre el final de l'anterior, ja que en aquest cas sovint us obligareu a arribar tard o a enderrocar la final.
Pas 4
Les funcions del secretari sovint inclouen la planificació preliminar del dia i de la setmana, tenint en compte les trucades rebudes, les ofertes i les invitacions. Al final de la jornada laboral és aconsellable discutir amb el secretari la seva idea del vostre horari, fent-hi ajustos. Encara és millor fer-ho a la tarda, de manera que el secretari tingui l’oportunitat de fer canvis, fer trucades amb la proposta d’ajornar aquest o aquell esdeveniment. El contacte constant amb la secretària hauria de convertir-se en un hàbit, perquè el seu horari depèn directament del vostre i molts esdeveniments requereixen una preparació prèvia per part seva.
Pas 5
Analitzeu els darrers dies laborables en termes d’assignació eficient del vostre temps. Potser veureu solucions que us permetran fer més coses, per exemple, celebrar diverses reunions a la mateixa àrea o combinar alguns esdeveniments. Anoteu esdeveniments previs i passats al vostre diari.
