La recepció oficial és un dels formats més populars de reunions d’empresa en la pràctica representativa de les empreses. Una recepció ben organitzada de convidats és una gran oportunitat per establir nous vincles comercials i ampliar-los amb els socis, per rebre informació important per a l’empresa, per reforçar la seva reputació i per afegir nous "colors" a la imatge.
Instruccions
Pas 1
Els motius de recepció poden ser molt diferents: vacances, aniversaris d’esdeveniments significatius, visita d’un convidat (o veure’l fora), arribada (o sortida) d’una delegació d’una empresa col·laboradora, obertura d’una exposició, signatura d’un "fatídic" "contracte o acord, ocasió informativa que requereix contactes de suport amb representants de la premsa. Pot ser només un esdeveniment habitual de l'organització, sense cap connexió amb cap esdeveniment.
Pas 2
El pla de preparació d’admissió inclou:
• selecció del formulari (tipus) d’admissió, • elaborar una llista de convidats, • distribució d’invitacions, • planificació dels seients a les taules, preparació de taules, elaboració d’un menú (en el cas d’organitzar "àpats" - esmorzar, dinar, sopar). La preparació del component de contingut és en primer lloc: planificar un tema per a un intercanvi de opinions i "construint" amb habilitat els discursos-comentaris dels activistes de la reunió, que durant la recepció estan coordinats pels presentadors. El seu objectiu és que l’esdeveniment sigui productiu i interessant per a tots els convidats.
Pas 3
Les tècniques se solen subdividir en:
• diürn i vespertí;
• amb seients (és a dir, amb seients assignats als hostes per endavant) i sense seients;
• formal (formal) i informal (informal).
Pas 4
Les cites a la tarda són cites curtes a la tarda. Per a aquestes recepcions, els noms es van fixar fermament: "copa de xampany", "copa de vi", "esmorzar".
Els dos primers formats són els més senzills. Els seients a les taules no estan previstos (els cambrers ofereixen begudes, aperitius als hostes de peu, en general, de 12.00 a 13.00).
L '"esmorzar" dura d'una hora i mitja a dues (normalment en un interval de 12.00 a 15.00). Codi de vestimenta: casual (tret que s'indiqui el contrari a les invitacions).
Pas 5
Les recepcions nocturnes són més solemnes. Es tracta de "te", "còctel", "bufet", "dinar", "dinar-bufet", "te", "sopar".
"Te": recepció entre les 16.00 i les 18.00 hores. Es tracta d’una trobada tradicionalment femenina d’1 a 1,5 hores. A la taula se serveixen productes de rebosteria i fleca, fruites, sucs, aigua, postres i vins secs (els aperitius són poc freqüents).
"Còctel" i "bufet" (de peu): reunió entre les 17.00 i les 20.00 hores. Dura 2 hores. El menú inclou aperitius freds, pastes, fruites (de vegades aperitius calents). L’alcohol es mostra a les taules o els cambrers els serveixen en gots. Codi de vestimenta: tal com s’indica a les invitacions: ja sigui un vestit informal o un esmòquing.
El "dinar" s'organitza de 20.00 a 21.00 hores, té una durada de 2-2,5 hores. Els seus plats: aperitius freds, sopes, calents (carn i peix), postres, begudes alcohòliques (cada plat té el seu propi). Després de sopar (d’una hora de durada), els convidats es poden convidar a la sala d’estar, on se serveixen te o cafè.
"Sopar" és la recepció més recent. Comença a les 21.00 o més tard. El seu menú és similar al del sopar. A més de la forma de roba: un vestit fosc, un esmòquing o frac per a homes i un vestit de nit per a dones.
"Dinar-bufet": una recepció menys formal (normalment organitzada després d'un programa de pel·lícules o d'un concert). Les taules amb aperitius se serveixen com una taula de bufet. Seients a taules per a 4-6 persones és gratuït.
Pas 6
Quan organitzeu una recepció, penseu en tot fins al més mínim detall. Assegureu-vos que la mida de l'habitació coincideixi amb el nombre de convidats. Pel que fa al menú, ha de tenir en compte els gustos, les tradicions nacionals i religioses dels convidats (tenir cura, si escau, de la preparació de plats magres i vegetarians).
