No és possible un bon treball de departament sense una organització reflexiva. La seva implementació amb una qualitat adequada dins del temps previst només depèn d’això. La principal tasca del cap és establir un objectiu, el suport organitzatiu per a la seva implementació, la correcta distribució de responsabilitats entre els empleats, garantir la coherència en les seves accions, l'anàlisi i el control dels resultats assolits. Això permetrà una gestió i planificació eficaç del treball del departament.
Instruccions
Pas 1
Penseu en el procés tecnològic que s’encarrega al vostre departament, descomponeu-lo en diversos components simples, subtasques. Decidiu els intèrprets de cadascun, tot tenint en compte factors com l’experiència i les qualificacions de cada empleat, els trets de personalitat, així com la importància i la prioritat de cada subtasca. Penseu en la seqüència d’execució, el calendari i els punts en què s’haurien d’analitzar i controlar els resultats. Intenteu tenir en compte tots els factors que poden afectar la qualitat i el temps de treball i minimitzar-ne l’impacte. Penseu en opcions alternatives, inclosos els problemes d'intercanviabilitat.
Pas 2
Distribuir responsabilitats. Intenteu no estirar-vos les cobertes i doneu als vostres subordinats l’oportunitat de demostrar-se. No oblideu que la tasca principal d’un líder són les activitats administratives. Especifiqueu les competències i l’àrea de responsabilitat de cada empleat, definiu per a cadascun el conjunt de poders que tindrà en el marc d’una tasca de producció específica.
Pas 3
Limiteu el dret a prendre decisions independents només als empleats en els quals pugueu confiar definitivament en la qualificació i experiència. En qualsevol cas, sempre es reserva el dret de prendre la decisió final. Assegureu la comunicació interna entre tots els grups de treball del departament, nomeneu líders responsables de cada grup. Qui podrà resoldre tots els problemes entre ells. Accepteu que en cas de malentesos i conflictes, se us notificarà. Mantingueu un equilibri entre la col·laboració i la competència al vostre departament. Aquest és un gran factor mobilitzador.
Pas 4
Analitzar i controlar els resultats obtinguts amb la regularitat i freqüència establertes. Utilitzeu al màxim les eines del gestor que us permeten augmentar la responsabilitat i la disciplina de rendiment dels subordinats. Motivar-los i ser justos en la distribució tant de sancions com d’incentius materials.
