La documentació comptable principal de l'empresa conté informació sobre totes les transaccions comercials, el moviment de diners, el càlcul i el pagament dels salaris i el pagament d'impostos. Basant-se en aquests documents, es conserven registres, per tant, la pèrdua d'un sol document distorsiona els estats financers i constitueix una infracció legal. Segons l'art. 17 de la llei sobre comptabilitat, les empreses han de garantir de forma independent la seguretat dels documents comptables.
Instruccions
Pas 1
La llei defineix el període d'emmagatzematge dels documents comptables principals a cinc anys, mentre que el Codi Tributari de la Federació Russa limita el període d'emmagatzematge a 4 anys. Per evitar les sancions previstes pel Codi d’infraccions administratives (art. 15.11), hauríeu de respectar els períodes més llargs prescrits per la llei. A més, hi ha una llista aprovada per l'ordre de Rosarkhiv de 6 d'octubre de 2000. Segons ella, el període d'emmagatzematge s'hauria de determinar d'acord amb el tipus de cada document específic.
Pas 2
Establir per ordre els períodes d’emmagatzematge de la documentació comptable primària, tenint en compte les disposicions de la llei i la normativa que estableix la llista. A la comanda, especifiqueu a partir de quin moment s’ha de calcular el període d’emmagatzematge. En general, l'inici del període d'emmagatzematge dels documents és l'1 de gener de l'any següent a l'any en què es va completar el document amb treballs d'oficina. Per al llibre de compra i el llibre de vendes, definiu l’inici del període d’emmagatzematge a partir de la data de la darrera entrada (clàusules 15 i 27 de les Normes, aprovades pel Decret del Govern de la Federació de Rússia del 2 de desembre de 2000 núm. 914).
Pas 3
Assigneu una sala independent per als documents comptables, que ha d’estar equipada amb armaris ignífugs i caixes fortes especials. Les caixes fortes estan destinades a emmagatzemar formes d’informació estricta, a més, poden emmagatzemar aquells papers i documents etiquetats com a "Secret comercial". Determineu per ordre el procediment d'accés a aquestes caixes fortes, les persones responsables autoritzades pel comptable en cap, així com el procediment per emetre la documentació principal des de l'emmagatzematge.
Pas 4
En cas que l’empresa sigui prou gran i hi hagi molts documents, organitzeu un arxiu especial. S’ha d’utilitzar per transferir papers destinats a l’emmagatzematge permanent (etern) i a llarg termini (més de 10 anys). Emmagatzemeu la resta de documents comptables amb un període d’emmagatzematge de fins a 10 anys en una habitació especial fins que es destrueixin.
