Alguns directius, en el curs de les seves activitats comercials, envien els seus empleats a un viatge de negocis. Per regla general, els empleats gasten diners en tot tipus de necessitats: viatges, allotjament, menjars, etc. Per descomptat, cal reemborsar les despeses, però per a això, al final del viatge, heu d’informar-ho al departament de comptabilitat.
Instruccions
Pas 1
El primer que heu de fer és recollir tots els documents justificatius. Si durant un viatge de negocis vau arribar al vostre lloc de treball per ferrocarril, només heu de mostrar un bitllet regular; en cas de viatges en avió, necessitareu una targeta d’embarcament i un rebut d’itinerari que us van ser lliurats en comprar un bitllet.
Pas 2
En cas que hàgiu gastat diners en menjar, per exemple, per dinar en un restaurant, envieu un rebut o una factura al departament de comptabilitat i, sens dubte, ha de tenir una empremta del segell de la institució.
Pas 3
En cas de qualsevol compra per al funcionament de l’empresa, haureu de proporcionar un rebut de venda i un rebut, també podeu adjuntar una factura.
Pas 4
Després de recollir tots els rebuts i rebuts, escriviu una sol·licitud de reembossament de viatge adreçada al cap de l'organització. En aquest document, indiqueu totes les despeses pel nom, especificant els imports. Podeu organitzar aquesta informació en forma de taula. Recordeu que totes les despeses s’han de justificar econòmicament, només en aquest cas el departament comptable les pot incloure en la composició de les despeses, reduint així la base imposable.
Pas 5
Algunes organitzacions utilitzen l’anomenat ordre de contingència. La forma de la seva compilació és arbitrària. Normalment, s’especifica la finalitat d’aquests costos, el temps en què l’empleat ha de proporcionar els costos de suport. A més, a la comanda podeu prescriure la quantitat màxima de despeses. No oblideu indicar la persona responsable de la compra d’aquest o aquell producte (servei). Després, aquest empleat haurà de signar, cosa que significa que està d'acord amb aquesta ordre.
Pas 6
Després de confirmar les despeses i, alhora, justificar-les econòmicament, el cap de l'empresa s'ha de familiaritzar amb la informació i elaborar una ordre de reemborsament de les despeses. Recordeu que l’import s’ha d’abonar dins dels tres dies següents a la presentació per part de l’empleat dels documents justificatius.
