Per a una correcta organització del treball de l'empresa, un especialista del departament de personal ha de mantenir documentació variada, inclosos els fulls de temps. Tots els canvis a aquests documents s’han de fer d’acord amb les instruccions de les autoritats reguladores.
Instruccions
Pas 1
Especifiqueu quina informació cal introduir al full de temps dels empleats. Aquest document especifica el treball extraordinari dels empleats, les vacances, els viatges de treball, la formació en cursos d’actualització, l’horari laboral més curt per festius, l’absentisme escolar, les vagues i altres situacions en què canvia l’horari laboral normal.
Pas 2
Prepareu un document que confirmi aquest o aquell canvi en el calendari laboral de l’empleat. Per exemple, pot ser un horari de vacances o baixa mèdica.
Pas 3
Registre els canvis al full de temps. Escriviu a la primera columna el cognom i el nom de l’empleat, a la segona: el nombre d’hores que va treballar addicionalment o que va perdre. A la darrera columna, escriviu el motiu del canvi de la programació. Per a cadascun d’ells, hi ha un codi alfabètic o numèric. Es pot trobar una llista d’aquests codis a la “Normativa d’assistència horària”, així com a diversos llocs d’Internet per a especialistes en recursos humans.
Pas 4
Cada mes, compteu el nombre total d’hores addicionals treballades, així com les hores perdudes, i introduïu-les a les columnes de la taula proporcionada per a això. El document final ha de ser signat pel responsable de recursos humans responsable del manteniment del full de temps. Inicieu un nou full de temps al començament de cada mes.
Pas 5
Si heu de fer una correcció a un full de temps ja elaborat, ratlleu acuradament el text incorrecte i escriviu la informació que correspon a la realitat al costat. La correcció s’ha de certificar amb l’entrada “Creure corregit” i la signatura de l’empleat responsable.
