La unitat d’interacció amb els mitjans de comunicació no sempre s’inclou inicialment a l’estructura organitzativa de l’organització. La disposició a treballar a l’espai mediàtic ve amb el desenvolupament de l’organització. En aquests casos, el secretari de premsa contractat ha d’organitzar el servei de premsa des de zero i establir el seu treball sistemàtic.
Si l'organització mai no ha treballat en el camp dels mitjans de comunicació, el comissari recentment contractat del servei de premsa ha de rebre una formació seriosa en les següents àrees:
- selecció d’altaveus clau;
- establir treballs amb unitats estructurals per proporcionar informació adequada per a la publicació als mitjans;
- equipament tècnic del servei de premsa i el primer pla de mitjans
De la gestió als mitjans de comunicació
Cadascun dels punts designats pot trigar una quantitat important de temps a implementar-se completament. Tanmateix, si parlem de prioritats, el més important hauria de ser la cerca de parlants clau de l’organització. Per atraure els mitjans de comunicació i fer-los veure no només un anunciant de l’organització, sinó també un informador, caldrà treballar amb els líders de l’organització. Entre ells: el director general, l'oficina de diputats, caps de departaments i departaments en àrees. Aquestes persones han d’entendre clarament la necessitat de comunicar-se amb els mitjans de comunicació, entendre la importància de cada comentari i el treball sistemàtic en aquesta àrea en general.
Sovint, fins i tot el més interessat en l'activitat mediàtica, l'orador se sent incòmode i avergonyit quan es comunica amb els periodistes. Eliminar aquestes barreres és tasca del comissari del servei de premsa. Això es pot fer demostrant un dossier de premsa amb exemples de les millors aparicions públiques de personatges mediàtics ja coneguts.
Informants interns
A més de la direcció, s’hauria d’informar a tots els caps de departaments i departaments sobre els objectius i objectius dels mitjans de comunicació de l’empresa. És millor fer-ho durant la propera reunió, durant la qual la direcció hauria de fixar la tasca de proporcionar informació completa al servei de premsa. Tots els membres de l’equip haurien d’entendre que aquesta responsabilitat no és un caprici del secretari de premsa, sinó una nova tasca estratègica de gestió.
Per establir una interacció productiva amb els departaments, és necessari, sense esperar que es faciliti informació, intentar submergir-se en el seu treball des de dins. Els informes trimestrals dels departaments, la comunicació amb la direcció i directament els executors ajudaran en això. Ser amic de tothom i estar obert a nova informació és una de les claus per a un treball eficaç del servei de premsa.
En el procés de treball amb certs segments de l’empresa, pot ser difícil proporcionar informació de forma continuada. Sovint això es deu a l’ocupació d’especialistes en departaments en la línia de treball directa. No és productiu ocultar el ressentiment que els companys considerin les tasques informatives de l'empresa per sota de les principals responsabilitats. Per tant, convé plantejar la qüestió de la creació de reglaments interns per a l'enviament d'informació amb una freqüència determinada. I perquè les relacions corporatives internes no pateixin això, el secretari de premsa hauria de contactar directament amb la direcció del departament per sol·licitar-li accés directe a la informació per a la seva tramitació, de manera que no sobrecarregui la feina als empleats del departament. Normalment, els executius accepten aquestes iniciatives.
El primer pas cap a la publicitat
Un cop finalitzada la preparació interna, comença l’etapa d’arribar al nivell públic. Això requerirà l'estudi dels mitjans de comunicació massius, que potencialment es poden convertir en plataformes de mitjans per publicar informació sobre l'empresa. En funció dels objectius estratègics, el secretari de premsa no s’ha de limitar a publicacions especialitzades. Entre els possibles socis d'informació, es poden incloure amb seguretat les agències de notícies dels nivells local, regional i federal, televisió, ràdio, etc.
No menystingueu les plataformes, que, tot i que no tenen la condició de mitjans de comunicació, sovint superen en eficiència els seus companys d’informació. Es tracta de bloggers, grups i comunitats a les xarxes socials, llocs d’informació, etc.
No serà superflu pensar l’activitat de l’empresa a les xarxes socials sense intermediaris. Ningú pot fer front a aquesta tasca millor que un centre de premsa, que conegui la feina de l’empresa per dins i per fora.
Paral·lelament als treballs preparatoris, el secretari de premsa haurà d’elaborar una llista dels mitjans tècnics necessaris per al treball. A més del conjunt estàndard de material d’oficina, es tracta d’una càmera, una gravadora de veu i discs durs per emmagatzemar materials.
El primer pla de mitjans, l’estratègia de publicació de la companyia per al futur pròxim, s’hauria d’elaborar amb l’esperança que els mitjans desconfiaran de la informació d’una font desconeguda fins ara. Això pot explicar al principi un gran nombre de publicacions sobre una base comercial. Els detalls finals s’han d’acordar amb l’alta direcció.
