El treballador cobrat sempre es valorarà més que aquell que sempre té pressa, però no pot mantenir-se al dia amb res. Aprendre a assignar correctament el vostre propi temps és prou difícil. Aquesta tasca requereix disciplina personal i la capacitat de fer el que es necessita, no el que es vol. Tot i això, l’efecte positiu de ser recollit és molt més del que podria semblar a primera vista.
Sigui quina sigui la naturalesa del treball, en general, totes les tasques de l’empleat es divideixen en curt, mitjà i llarg termini. Les tasques immediates requereixen finalització en poques hores i fins a un dia laborable. Els plans més llargs s’estenen al llarg de setmanes i els desenvolupaments a llarg termini són els objectius de la freqüència mensual, trimestral i anual.
La millor manera de passar ràpidament a un horari de treball previst és elaborar una llista d’objectius, dividint-los per urgència. La millor opció per crear aquest registre és una taula normal. Cada dia, s’han d’actualitzar les tasques de la primera columna, on s’introdueixen qüestions urgents. Durant el dia, cal assignar tres períodes per estudiar la taula perquè cap de les tasques, independentment del període de la seva implementació, quedi fora de vista. Cal recordar que les tasques de significació prometedora durant un període d’un any tard o d’hora es traslladaran a la primera columna i, per tant, cal preparar-se per a la seva implementació.
La planificació depèn en gran mesura de l’autodisciplina. A la primera meitat del dia, es nota el major augment de la productivitat. És especialment important reservar temps des de les 10 del matí fins a l’hora de dinar. Per a aquest període de temps, cal incloure casos que es consideren els més laboriosos o desagradables. No heu d’ajornar aquestes tasques fins a la tarda; és millor dedicar aquest temps als objectius més agradables. És important que les tasques realitzades durant la jornada laboral pertanyin a totes les categories de freqüència (urgent, mitjà i llarg termini).
Sovint passa que el flux de treball ràpid i imprevisible condueix a la necessitat d’ajustar el procés de treball durant el dia. No ho heu d’evitar, només heu de ser capaços de substituir racionalment les tasques entre si. Per cert, si hi ha un treball important a l’agenda, que s’ha d’acabar abans del final del dia, i la necessitat de producció us obliga a assistir a una reunió de moltes hores, s’hauria de fer tot el possible per rebutjar la participació a l’esdeveniment. Per descomptat, les reunions com a forma d’interacció amb l’equip són extremadament importants, però el treball que requereix una execució immediata hauria de ser en primer lloc.
Un altre punt important per als coneixedors del seu propi temps: per tenir sempre temps per a tot, cal parar la menor atenció possible a les coses que literalment "roben" uns preciosos minuts. Aquesta pot ser una conversa abstracta amb els empleats o una servitud excessiva en relació amb els companys que sempre demanen ajuda. Un especialista que sap planificar el seu temps valora especialment cada minut laboral i sap que la reputació personal i els èxits de l’empresa depenen de l’eficàcia de les seves activitats.
