Tota persona del món interactua amb altres persones en diferents àmbits de la vida. I, de vegades, heu de seguir certes maneres i regles estrictes, ja que algunes situacions de la vida requereixen un estil de comunicació empresarial entre persones.
La comunicació d’estil empresarial permet l’intercanvi d’habilitats, experiència i informació. Una característica distintiva és l’ús de nombrosos estàndards de parla. Es perceben com una pertinença natural. Els documents utilitzats en la conclusió de transaccions tenen certes formes de presentació del material.
La comunicació empresarial en si mateixa és un art que us permet posar-vos en contacte amb socis comercials, superar prejudicis personals i aconseguir el resultat comercial desitjat. Qualsevol comunicació, el resultat de la qual hauria de ser la solució de problemes comercials, és el negoci.
Quan us comuniqueu amb un estil de negoci, heu d’adherir-vos a certs principis. A l’hora de dur a terme qualsevol negociació, el més important és reconèixer la igualtat i la singularitat de cadascun dels participants. A més, a l’hora de plantejar hipòtesis per a qualsevol de les parts, cal recordar que hi ha veritat en cada pensament. Però com de veritable és aquesta veritat, el raonament i el temps ja es mostraran.
A més dels principis, la comunicació empresarial implica l'adhesió a normes que no es poden infringir, per no espatllar les negociacions. La regla principal és que tots els negociadors han de conèixer almenys alguna informació sobre els altres. Si no era possible reconèixer-la abans de començar la comunicació, hauríeu de presentar els socis. Quan us reuniu, podeu parlar tant dels vostres èxits com dels vostres fracassos.
Perquè les negociacions avancin sense problemes, és necessari crear un ambient d’obertura i comprensió mútua. Quan parleu, avalueu les vostres capacitats correctament, ja que serà una excel·lent manifestació del fet que sou responsable i fiable. Bé, si és difícil aconseguir una comprensió mútua, podeu utilitzar alguns trucs. Podeu intentar mostrar de manera competent i ètica els vostres sentiments, tot mantenint-vos a vosaltres mateixos. Al mateix temps, és important entendre, veure i escoltar la seva parella.
És impossible mostrar una emocionalitat excessiva en negociar amb japonesos i xinesos, així com amb socis d’Europa occidental. Això us pot alienar i no generar credibilitat en absolut.
Tota la comunicació empresarial consta de 4 etapes: establir contacte, conèixer, prendre una decisió, finalitzar el contacte. Totes les etapes estan subjectes a determinades regles i tenen una estructura pròpia.
En la primera fase, hi ha una reunió i coneixement de socis comercials, que està subjecta a les normes de cortesia. Durant aquesta etapa, podeu endinsar-vos una mica en les preguntes que heu de resoldre. Podeu esmentar els problemes pels quals es mantenen les negociacions i també podeu oferir-vos una tassa de cafè.
No heu d’organitzar una taula de luxe per als socis, ja que això pot semblar malgastador i serà un luxe innecessari. L’amfitrió pot organitzar begudes i, al final de les negociacions, una modesta taula de bufet.
Després d’establir el contacte, podeu procedir a un coneixement més profund del propòsit de les negociacions. I només després d’això, podeu començar a prendre decisions. Cadascun d’ells ha de ser raonat.
Cal acabar la comunicació amb una nota positiva per deixar una bona impressió de vosaltres mateixos. Però de com ho feu exactament només depèn de vosaltres, el més important és complir les regles.
