El seminari és l’eina de màrqueting més important que permet no només mantenir contactes amb els clients, sinó també augmentar les vendes. Un pla ben dissenyat determina en gran mesura l’èxit de l’esdeveniment. Ajuda a calcular recursos, atraure participants i preveure la força major. Considerem les etapes necessàries de preparació amb l'exemple d'un seminari sobre la promoció d'un nou producte o servei.
Necessari
Projector, pantalla blanca, ordinador portàtil, micròfon, placa
Instruccions
Pas 1
El programa del seminari està determinat pel seu propòsit. Si voleu presentar, per exemple, un nou programari, és recomanable fer diverses presentacions. En un, per indicar la urgència del problema, en l’altre: presentar el producte en si i, al final, explicar l’experiència de la seva implementació. Després dels informes, sobretot si són informatius, cal deixar temps per a les preguntes i organitzar una pausa-cafè per als participants.
Pas 2
"Quan anomeneu el vaixell, flotarà" - diu la saviesa popular. Això s'aplica plenament al tema de l'esdeveniment. No només ha de ser rellevant, sinó que ha de ser correctament formulat, d'acord amb el tema del seminari. El tema es pot preguntar en forma interrogativa, per exemple, "Com organitzar els pressupostos?" o bé, al final, teniu un signe d’admiració: "Coneixeu-vos: Internet Trading!" El més important és que sigui interessant i ben recordat.
Pas 3
Abans d’establir la data del taller, esbrineu si coincideix amb altres esdeveniments importants. No heu de designar cap esdeveniment abans de vacances, caps de setmana i també durant les vacances massives; hi ha el risc de perdre una part important del públic.
Pas 4
Trieu una ubicació fàcilment accessible per al seminari, preferiblement al centre de la ciutat. Llogo una habitació en un centre de negocis, hotel, cinema. També es pot dur a terme un petit esdeveniment a la vostra oficina, subjecte a la disponibilitat de les capacitats tècniques adequades.
Pas 5
Assigneu la llista de participants potencials al departament de vendes. Han de saber quines empreses o persones poden estar interessades en el tema. Si encara no hi ha cap base "acumulada", podeu demanar-la a una agència de notícies. A l’hora de determinar el nombre de convidats, tingueu en compte el fet que de cada 100 convidats, uns 20 expressaran el desig de venir i, com a molt, 10 participants assistiran al seminari. Per tant, poseu-vos en el "stock" necessari.
Pas 6
Aquesta és potser l’etapa més important en l’organització de l’esdeveniment, ja que en depèn el nombre de participants. Prepareu nota de premsa, dissenys gràfics, text de invitació de disseny. Els experts recomanen realitzar una campanya publicitària a través de diversos canals: telemàrqueting, publicitat als mitjans de comunicació, publicació d'informació al lloc web corporatiu. Si el lloc web de la vostra empresa és conegut, poseu-hi un formulari de registre.
Pas 7
Indiqueu el termini fins al qual els especialistes han de preparar els informes. És aconsellable establir aquesta data amb antelació per poder fer ajustos. Els informes han de ser coherents en un estil corporatiu uniforme, han de contenir informació important i interessant. Serà més convenient per als oients percebre la informació si els breus resums dels informes es publiquen en un full separat.
Pas 8
Com a norma general, els fulls inclouen un quadern, un bolígraf, fullets publicitaris, mostres de productes. Proveu-vos de targetes de visita per als altaveus i gestors amb els quals els assistents interactuaran durant l’esdeveniment. Per rebre comentaris, prepareu un qüestionari per als participants del seminari.
Pas 9
Feu llistes de participants dos dies abans de la data del taller. Indiqueu al secretari que prepari fullets i insígnies per als participants i els ponents. Realitzeu un "assaig general": torneu a escoltar els informes i assegureu-vos que tot l'equip funciona. Recordeu: el gruix del treball s’ha acabat i, sens dubte, donarà els seus fruits.
