Algunes empreses tenen documentació durant dècades. Per evitar que els papers importants s’arruguin o es perdin, cal arxivar-los a carpetes de cartró dur o plàstic. Indiqueu a cada contracte un número separat per identificar-lo.
Instruccions
Pas 1
Per facilitar la cerca del contracte desitjat, guardeu un llibre de registres. Assigneu un número al document i introduïu-lo en aquest diari. A més del número, introduïu la data del contracte. L’entrada al diari hauria de tenir el següent aspecte: 1. Contracte núm. 123TP de 22.02.2011. A les notes, podeu indicar l’essència del contracte, quan ho requereixi l’estil corporatiu de documentació.
Pas 2
Si hi ha diverses persones jurídiques a l'empresa, creeu un llibre de contractes independent per a cadascuna d'elles. Utilitzeu símbols convencionals a la vostra notació. Per exemple, anoteu els contractes de Masha i Bears OJSC com a 123 MM. I marqueu els valors de ZAO "Tres porquets" amb 123TP. Assigneu els números per evitar confusions.
Pas 3
Quan l’acord ha superat totes les aprovacions, signades pels directors generals d’ambdues parts, s’han posat segells, es pot arxivar en una carpeta. Trieu carpetes amb una tapa dura: garantiran la seguretat dels documents. Cada persona jurídica necessita la seva pròpia carpeta.
Pas 4
Abans dels llençols. Preneu un forat i feu forats nous. Col·loqueu el document en una carpeta i assegureu-lo amb antenes especials. Separeu un contracte d’un altre amb un full A4 en blanc.
Pas 5
També podeu presentar contractes d’una altra manera. Això requerirà fitxers transparents. Col·loqueu cada document en un fitxer separat i fixeu-lo en una carpeta.
Pas 6
No emmagatzemeu massa contractes en una carpeta, ja que es poden arrufar. La carpeta hauria de ser fàcil de tancar, els fulls individuals no haurien de sortir.
Pas 7
Per a l’emmagatzematge de carpetes amb contractes, teniu un prestatge separat a l’armari. A la carpeta, escriviu l'any i l'entitat jurídica propietària dels documents. Això us permetrà trobar ràpidament els papers adequats si cal.
Pas 8
No cal guardar carpetes amb contractes de fa tres anys en tot moment. Organitzeu-los en caixes de cartró, signant l'any i l'entitat jurídica per a la qual s'han emès els documents. Envieu les caixes al magatzem. Trieu un lloc sec per emmagatzemar. La humitat és perjudicial per al paper.
