Les normes d’etiqueta empresarial requereixen no deixar cartes sense resposta rebudes de companys i socis. Un paper especial en la correspondència oficial pertany a la carta de confirmació. Aquest document fixa els acords preliminars, els fets de rebre i transmetre qualsevol informació, el desig de participar en un esdeveniment concret, etc. Hi ha frases clau ben establertes per a cada tipus de carta de confirmació.
Instruccions
Pas 1
Prepareu un formulari estàndard A4 per escriure una carta de confirmació. A l'extrem superior esquerre, assegureu-vos de col·locar informació sobre la vostra organització: nom complet, adreça legal amb codi postal, números de contacte, número de registre de l'estat principal (OGRN) i altra informació. A l'extrem superior dret, indiqueu les dades del destinatari: nom de l'organització receptora, càrrec, cognoms i inicials de la persona a qui s'envia la carta de confirmació, adreça postal completa.
Pas 2
Formuleu el títol del vostre correu electrònic. D’aquesta manera, el destinatari l’identificarà més fàcilment i s’organitzarà més fàcilment als arxius de la vostra organització. El títol hauria de ser breu i informatiu, per exemple: "En rebre un acord de subministrament de LLC" NNN "o" En confirmar l'assistència al seminari 02.02.2002 ". Escriviu l’encapçalament a l’esquerra sota els detalls de la vostra organització.
Pas 3
Sortiu de 2-3 línies de l’encapçalament i escriviu un missatge al destinatari. Utilitzeu el formulari estàndard d’adreça oficial als socis comercials: "Benvolgut Ivan Ivanovich!" o "Benvolgut senyor Ivanov!"
Pas 4
A la part principal de la carta de confirmació, descriviu breument el fet que la vostra organització va rebre documents, béns i serveis del destinatari. La redacció ha de ser lacònica i no superar les 1-2 frases: "AAA LLC confirma la recepció de 2 (dues) còpies de l'acord de subministrament de data 12.02.2011 núm. 34".
Pas 5
Si la carta confirma els acords assolits anteriorment, haureu de descriure breument la seva essència. Per exemple, va tenir lloc una conversa entre els directors generals de les empreses, en què van expressar la seva intenció de cooperació mútuament beneficiosa, aconseguida durant les negociacions del 29 de gener de 2010. Envieu els documents necessaris per concloure un acord.
Pas 6
Acabeu la carta de confirmació amb una frase que expressi gratitud i esperança de cooperació a llarg termini. Si cal, també podeu sol·licitar informació o documents addicionals al final de la carta: "Confirmem la nostra participació al seminari sobre problemes ambientals del 23 de maig de 2008. Envieu el qüestionari del participant a la nostra adreça".
Pas 7
Imprimiu la carta per duplicat i signeu amb el cap de l'organització. Enviareu una còpia al destinatari per correu, la segona: poseu-la al vostre propi arxiu per guardar-la.
