Una carta de confirmació és una mostra de respecte cap a una organització que us ha proposat una oferta. Fins i tot si ho negueu, confirmar que la pregunta no s'ha ignorat us donarà l'oportunitat de no ofendre el vostre oponent i, si cal, tornar al diàleg més endavant.
Necessari
- - dades de la vostra empresa;
- - dades de l'empresa del destinatari.
Instruccions
Pas 1
Si escriviu una carta de confirmació en nom d’una empresa o organització, feu-ho amb capçalera. El cap del document ha de contenir el nom de la vostra empresa, la seva adreça legal, el número de registre principal de l’estat, el número de contribuent individual, els números de contacte, de vegades s’indica el lloc web i l’adreça electrònica de l’empresa. Tota aquesta informació s’ha d’ubicar a l’extrem superior esquerre d’un full A4. Si la carta l’envia una persona privada, escriviu el vostre cognom, nom, patronímic, adreça de residència permanent i informació de contacte.
Pas 2
Davant de les dades de l’emissor, a la dreta, escriviu les dades del destinatari: nom de l’organització, adreça postal, càrrec i cognoms, nom, patronímic de la persona a qui s’ha de lliurar personalment aquesta carta de confirmació.
Pas 3
A sota, a l’esquerra, indiqueu la data de preparació del document i el seu número de sortida de sèrie. A continuació, al centre, escriviu el nom de la lletra, que hauria de reflectir la seva essència i el contingut de la pregunta. Per exemple, "Confirmació de la recepció d'una invitació a un seminari".
Pas 4
A continuació, escriviu el text de la mateixa carta. Ha de ser concís, específic, sense paraules ni emocions innecessàries. El vostre objectiu és simplement deixar clar al destinatari que la seva proposta és acceptada o simplement no s’ignora. No heu d’estar d’acord amb la proposta amb la vostra carta, però podeu mostrar atenció i respecte, fins i tot si rebutgeu alguna cosa, el més important és la reacció per mantenir la relació. Simplement podeu confirmar la recepció d’una invitació a un esdeveniment o la recepció d’aquesta o altra informació. Al text de la carta, adreceu-vos al destinatari pel seu nom i patrònim.
Pas 5
La carta s’ha d’imprimir per duplicat i signar-la el cap de l’organització o l’emissor, si té dret a fer-ho. Us queda una còpia, la segona s’envia al destinatari.
