S'escriu una carta al client si és impossible complir amb les obligacions de la vostra organització, si no ha transferit diners per a la mercaderia lliurada i si cal informar-lo sobre la nova gamma.
Instruccions
Pas 1
Comenceu la vostra carta demanant-li a algú que representi l'organització del client. En aquesta part de la carta, són adequades expressions de cortesia com "Estimat Ivan Andreevich", "Mister Remizov". Si l'empresa client no té una persona específica amb la qual s'han establert relacions, poseu-vos en contacte amb "Benvolguts senyors".
Pas 2
Presenteu-vos amb el nom de la vostra organització. Utilitzeu frases estàndard, per exemple, "MontazhSpetsStroy LLC voldria expressar-vos el nostre respecte i desitjar a la vostra organització prosperitat". Això us permetrà orientar el vostre client, llegint el text principal, que no desconcertarà sobre qui és el destinatari de la carta.
Pas 3
Formuleu el motiu de la carta. La forma d’escriure i el contingut del missatge en depèn. El motiu més comú per escriure cartes a un client és l’impagament dels béns lliurats o dels serveis prestats. En aquest cas, consulteu la clàusula pertinent del contracte, indiqueu que el client és responsable de pagar la factura en un termini específic. Si aquesta no és la vostra primera carta sobre aquest tema, apel·leu a la responsabilitat del client per incompliment de les obligacions prescrites a la clàusula X del contracte de subministrament. Tingueu en compte que, en cas d’impagament de les factures, haureu d’anar a disposició judicial.
Pas 4
Demaneu disculpes al client si el motiu de l’escriptura de la carta és la impossibilitat de lliurar-li la mercaderia dins dels termes especificats al contracte. No intenteu explicar els motius pels quals falteu el termini de lliurament, el client no hi està interessat, és millor informar-lo quant de temps la vostra organització podrà complir les seves obligacions derivades del contracte. Al final de la carta, utilitzeu les frases "Gràcies per la vostra comprensió", "Esperem més cooperació".
Pas 5
Informeu el client sobre la nova línia de productes que ofereix la vostra empresa, si el vostre soci no és conscient de l’assortiment canviat. En aquesta carta, és convenient indicar quins descomptes rebrà el client en formalitzar nous contractes de subministrament com a client habitual.
Pas 6
Subscriu-te al final de la carta. Deixeu la vostra informació de contacte perquè el client sàpiga com contactar amb la vostra organització. Desitjo tot el millor per a l'organització i la persona que la representa.
