Les converses telefòniques formen part des de fa temps de la vida empresarial. Amb la seva ajuda, es comuniquen les decisions, es reben i informen tasques, es fan cites i cancel·lacions. El desconeixement de les normes d’etiqueta de les converses telefòniques pot provocar el trencament de molts acords i la desconfiança per part dels socis i els clients.
Instruccions
Pas 1
Treballa la teva veu. Si és possible, anoteu la conversa amb un dels socis comercials en un dictàfon i escolteu-la. Valora el timbre de la teva veu, la velocitat de la parla, l’entonació i l’energia. Per fer que la veu soni més agradable, la respiració ha de ser uniforme i la postura ha de ser lliure. Somriu mentre parles: aquest truc t’ajudarà a fer la veu més càlida i agradable. Intenteu desfer-vos de les paraules paràsites si les feu servir.
Pas 2
Prepareu-vos per a totes les trucades sortints. Formula els objectius de la conversa, les frases clau que faràs servir. Teniu un quadern i un llapis a punt per prendre notes mentre parleu. Quan us responguin, no oblideu saludar-vos, presentar-vos i anomenar l’empresa que representeu. Feu pauses curtes perquè l’altra persona us pugui respondre i recordeu o escriviu el vostre nom. Pregunteu si el vostre subscriptor pot respondre a les vostres preguntes. Si la resposta és afirmativa, indiqueu el propòsit de la vostra trucada.
Pas 3
Quan respongueu a una trucada entrant, no feu esperar més de 3-4 trucades per part de l'interlocutor. Assegureu-vos de saludar i presentar-vos. Quan parleu per telèfon, retireu la vostra ment de totes les altres activitats i converses. Si necessiteu temps per respondre a les preguntes de l’altra persona, escriviu els contactes i oferiu-vos que el truqueu quan estigueu a punt. Si heu de redirigir una trucada, indiqueu clarament l’essència de la pregunta al vostre company per tal que la persona que truca no hagi de repetir-la. Al final de la conversa, agraïu a l’altra persona que us hagi contactat.
Pas 4
Les normes de l’etiqueta telefònica diuen que el subscriptor que va trucar és el primer a penjar i començar a acomiadar-se. També torna a trucar en cas d’interrupció de la comunicació. Quan planifiqueu una conversa telefònica, tingueu en compte l’hora: l’hora al començament i l’hora al final de la jornada laboral, quan el subscriptor pot tenir assumptes urgents, es considera que no té èxit, així com la pausa per dinar.
