L’etiqueta és un concepte polifacètic, hi ha normes de comportament a la societat, a la taula o als llocs públics. També hi ha una etiqueta empresarial, en particular l’etiqueta d’escriptura empresarial. La reputació de l'empresa depèn en gran mesura de com es dugui a terme la correspondència amb clients, empleats i socis.
Normes generals de correspondència empresarial
La parla escrita és molt diferent de la correspondència oral, sobretot de negocis. Les realitats modernes són tals que escriure significa cada vegada més un missatge de correu electrònic, en lloc d’un missatge en paper.
Quan es tracta de negociacions comercials amb socis, sobre qualsevol missatge relacionat amb moments comercials, el correu electrònic és la millor opció per transferir informació. Tot i això, escriure invitacions, gràcies o cartes de felicitació es fa en paper.
Es considera una bona pràctica l’ús de paper de qualitat i, preferiblement, amb capçalera amb el logotip de l’organització. És millor lliurar cartes o invitacions importants a esdeveniments especials per missatgeria o correu certificat. El missatge que apareix en un bonic paper d'alta qualitat té un aspecte sòlid i augmenta la qualificació de l'empresa.
En la correspondència empresarial, la correcció, l’alfabetització i la precisió del missatge són importants. No s’admeten emocions excessives, familiaritat, comentaris ofensius, ni la durada i l’ambigüitat de la presentació.
És important estructurar el text, col·locar correctament els accents i els signes de puntuació perquè el destinatari tingui molt clar de què tracta exactament la lletra.
Pel que fa a l’estil de comunicació, és millor evitar frases florides, frases complexes de diversos nivells i paraules innecessàries. L’abundància de tòpics professionals en la correspondència empresarial és permesa.
Per a més claredat, podeu afegir gràfics, diagrames o taules al text.
És inacceptable utilitzar emoticones i imatges en la correspondència comercial. Assegureu-vos de comprovar si hi ha errors i errors tipogràfics abans d’enviar-los.
Normes de disseny de cartes comercials
Una carta comercial ben escrita ha de tenir una estructura clara. No hi ha un estàndard únic, però hi ha regles generals de disseny.
Una carta comercial consisteix en una capçalera, una felicitació, contingut (base), comiat, signatura i detalls de l'organització remitent.
La "capçalera" de la carta sol contenir el nom de l'organització, el logotip, l'adreça i els contactes de comunicació (telèfon, correu electrònic, fax).
A més, el tipus d’activitat de l’empresa i els noms dels gestors es poden detallar a la capçalera.
La tapa s’imprimeix més sovint al centre del full, de vegades es permet ubicar-la a la cantonada superior.
Una empresa de bona reputació hauria de tenir el seu propi capçalera. A més, els correus electrònics han de tenir formularis, cosa que dóna solidesa a l'organització.
A la part de benvinguda, podeu escriure "Bona tarda" o "Hola" si el missatge no té un caràcter interpersonal estricte. En una carta comercial, avís o altra documentació comercial clara, serà més adequat dirigir-se immediatament al destinatari pel seu nom i patrònim.
El més important de la correspondència empresarial és el contingut principal de la carta: la base.
Aquesta part té la càrrega d'informació més alta, és en ella que es revela l'objectiu de la apel·lació.
Hi pot haver diversos motius per contactar, respectivament, la presentació de cada aspecte hauria de començar amb un paràgraf separat. Estructurar el cos principal de la carta és necessari per diferenciar temes i entendre millor la informació.
Alguns exemples de paràgraf inclouen les frases següents: "us demanem", "informem", "oferim per a la consideració" i altres.
Val la pena recordar que també hi ha una estructura dins dels aspectes.
El remitent d’una carta comercial ha de justificar la rellevància de la sol·licitud, revelar-ne el contingut principal i descriure el resultat esperat en cas de resposta positiva.
Les fórmules de parla directa poques vegades s’utilitzen en les cartes comercials. L’objectiu principal de la frase final és expressar respecte pel destinatari i l’homenatge habitual a la cortesia. Exemples de frases finals: "millors desitjos", "cordials salutacions", "gràcies per endavant per la vostra resposta" i altres.
Una signatura personal ha d’estar al final de la carta. Normalment s’indiquen el cognom, les inicials i la posició del remitent, així com els números de telèfon de contacte.
Les grans empreses utilitzen signatures electròniques. Es tracta d’un fitxer especial amb una signatura de text que s’afegeix automàticament al final de cada lletra. Una signatura electrònica no pot excedir de cinc a sis línies ni superar els setanta caràcters.
Aquesta estructura de disseny també s'aplica a cartes promocionals, cartes de presentació i cartes d'agraïment, així com avisos, declaracions, reclamacions i advertències.
Quan s’envia una gran quantitat d’informació, s’escriu un suport curt al cos de la carta i el paquet principal s’elabora com a fitxer adjunt independent. Si el fitxer adjunt "pesa" molt, haureu d'advertir-ho al destinatari a la carta de presentació de la postdata.
Respondre a una carta comercial
Segons les normes d’etiqueta empresarial, la resposta a una carta no s’ha de retardar més de dos a tres dies. Si es requereix un període de temps més llarg per obtenir una resposta a causa de diversos motius objectius, notifiqueu-ho al remitent, es considera una bona forma i aporta credibilitat a l’empresa.
Recordeu el més important: heu de respondre a tots els correus electrònics de l'empresa, excepte el correu brossa evident.
Quan es responen a cartes comercials, sovint s’utilitzen fórmules de parla estàndard:
- "Lamentem informar-vos …";
- "Gràcies per …";
- "Us convidem amb plaer …";
- "Us ho recordem …";
- "D'acord amb la vostra sol·licitud, informem …" i altres.
Per comoditat, podeu crear un fitxer independent amb patrons de parla similars. Passant als espais en blanc, facilitareu i accelerareu molt l’escriptura de cartes comercials.
Si la carta és important i heu de saber amb seguretat que s’ha enviat al destinatari, demaneu el lliurament per missatgeria o emeteu una carta certificada (correu rus). El correu electrònic té una funció "Notificació rebuda" que us envia automàticament una confirmació que el vostre missatge s'ha vist.
Si no hi ha resposta a la carta, segons l’etiqueta, podeu fer una trucada addicional per tal d’aclarir la situació amb la correspondència.
Tipus de correspondència empresarial
Inicialment, hi ha dos tipus de correspondència empresarial: interna i externa. La correspondència externa és la correspondència enviada a un tercer destinatari, mentre que la correspondència interna s’utilitza dins dels límits d’una empresa.
Les cartes comercials, segons el propòsit previst, es divideixen en: sol·licituds, butlletins, anuncis, consultes, recomanacions, propostes, recordatoris, reclamacions, invitacions i altres.
Carta: un missatge conté informació que el destinatari necessita per realitzar qualsevol tasca en el marc d’una causa comuna. Aquesta informació és rellevant i important tant per al destinatari com per a l’emissor.
Sol·licitud: un tipus de correspondència empresarial que implica l'enviament d'una sol·licitud amb l'objectiu d'obtenir informació o serveis. Per exemple, una sol·licitud de participació en un esdeveniment.
Sol·licitud: sol·licitud per escrit per obtenir informació d’interès. La sol·licitud pot ser formal i vinculant.
Una carta d’oferta sol oferir cooperació o serveis específics i propostes comercials. Normalment, aquestes cartes s’envien a diverses adreces alhora; es pot utilitzar un correu massiu.
Invitació: una carta d’invitació individual a una reunió o un esdeveniment de gala. En el disseny d’aquesta correspondència, es permet l’ús de formularis especials de vacances o postals. El més important és precisar clarament el nom de l’esdeveniment, l’adreça, l’hora i el lloc de la reunió.
Una carta de recordatori és un missatge sobre el compliment de qualsevol obligació: amortització del deute, presentació d’un informe, recordatori d’una reunió i altres.
Si una de les parts no va complir les condicions contractuals o va incomplir l'acord, la persona lesionada pot enviar una reclamació. Una característica distintiva de la carta (reclamacions) és la presència d’una descripció detallada de les condicions infringides, informació sobre la valoració del dany, reclamacions d’indemnització per pèrdues o eliminació de la infracció identificada. Sovint aquesta correspondència es complementa amb còpies de documents, fotografies i certificats d’acceptació.
En cartes de recomanació, s’avalua un tercer o una empresa i es proporcionen les seves característiques. Aquests missatges són més freqüents quan es sol·licita una nova posició.
Funcions del correu electrònic empresarial
Avui en dia, un gran percentatge de cartes comercials s’envien per correu electrònic, de manera que les regles de l’etiqueta empresarial també formulen requisits per dur a terme comunicacions electròniques comercials.
Llegiu atentament l'adreça del remitent. Hauríeu de ser avisat per missatges amb adreces de bústia similars: "cupercat" o "mini-bikini". A més del correu brossa habitual, els missatges d’aquestes adreces poden contenir virus.
Mantingueu sempre la línia d’assumpte curta i al punt.
L'etiqueta permet citar el missatge original perquè el destinatari pugui entendre immediatament el que està en joc.
Es permet connectar materials addicionals al fitxer adjunt.
Conèixer i aplicar les normes d’etiqueta en el camp de la comunicació empresarial ajuda l’emissor a guanyar-se una bona reputació i atraure nous socis.
