L’etiqueta empresarial implica la preparació correcta de la correspondència escrita. I si les plantilles i les capçaleres de les cartes comercials s’elaboren d’una manera bastant estàndard, no es presta prou atenció a les signatures en correspondència. Per tal que el destinatari pugui desxifrar correctament el vostre missatge, la carta comercial té força legal; cal presentar correctament i correctament el funcionari al final de la carta comercial.
Instruccions
Pas 1
Les cartes oficials s’han d’imprimir en un formulari especial que compleixi l’estàndard. A la part superior del full de paper hi ha d’haver elements permanents: la capçalera de la carta (nom complet i abreujat de l’empresa remitent, la seva adreça postal i legal, número de telèfon i de fax, lloc web), a continuació, el text principal, a continuació: signatura del responsable.
Pas 2
El camp de signatura es troba a l'extrem inferior esquerre, just a sota del text de la carta comercial. Abans de la línia de signatura, indiqueu el títol del càrrec de la persona que signa la carta i la transcripció del nom complet. A causa del fet que les cartes comercials sempre es redacten als capçaleres de les institucions, no indiqueu el nom de la pròpia organització a la signatura. Per exemple: director general de l'empresa de televisió i ràdio, signatura … A. P. Sidorov.
Pas 3
De vegades, es requereix posar dues o més signatures sota cartes comercials si cal confirmar la validesa de la primera firma o en documents especialment importants (les cartes sobre qüestions financeres i de crèdit també s’han de certificar mitjançant la signatura del comptable en cap de la empresa). Col·loqueu les signatures estrictament una per sota de l’altra en la seqüència que correspongui a l’antiguitat del càrrec, de major a menor, per exemple: Director del Departament, signatura … P. V. Tropari
Comptable en cap, signatura … TS Sobanko.
Pas 4
Si la carta ha de ser signada per diverses persones que ocupen els mateixos càrrecs / iguals, col·loqueu les seves signatures al mateix nivell, per exemple: Cap del departament de finances, signatura … P. O. Ivanov, cap de Recursos Humans, signatura … K. O. Petrov.
Pas 5
Si, en el moment de signar la carta comercial, no hi ha cap funcionari per a la signatura del qual s’hagi preparat el lloc a l’esborrany del formulari, el document té dret a ser signat per la persona que actua com a suplent. Indiqueu la posició real de la persona que tindrà la signatura a la carta ("interí" o "suplent") i el seu cognom. No podeu signar cartes comercials amb la preposició "per" ni una barra inclinada davantera davant de la posició.
Pas 6
Totes les còpies de cartes comercials, tant enviades com restants, per presentar-les als fitxers de les organitzacions, han de tenir les signatures originals d’aquests funcionaris. La signatura original del document (i una carta comercial és un document legal) és la principal manera de certificar-lo. Si no hi ha una sola signatura en una carta oficial, no té força legal.
