És molt important a l’hora de realitzar correspondències comercials amb estrangers elaborar correctament els documents pertinents. Cal tenir en compte no només totes les normes d’una llengua estrangera, sinó també les normes de registre acceptades. Molts fracassos en la negociació es deuen precisament a la falta de voluntat de seguir certes regles.
Instruccions
Pas 1
Per redactar una carta comercial, heu d’utilitzar només paper A4. Assegureu-vos de deixar marges amplis al document perquè es pugui arxivar en una carpeta en cas que hi hagi alguna cosa (els marges esquerre i dret han de tenir 2,5 cm cadascun i el marge superior ha de tenir, com a mínim, 4 cm).
Pas 2
A la part superior de la pàgina, escriviu l'adreça de retorn en ordre invers. Primer introduïu el vostre nom i cognom, després: número d’oficina o apartament, número de casa, nom del carrer, ciutat, codi de ciutat, regió, país.
Pas 3
Espacieu-lo dues vegades i incloeu la data de la carta. El mes es pot especificar en paraules o en números (per exemple, el 12 de novembre de 2011). En enviar una carta als EUA, primer s’ha d’escriure el mes, mentre que al Regne Unit s’indica primer el número.
Pas 4
A la dreta, introduïu l'adreça del destinatari en el mateix ordre de l'adreça. Si heu de fer referència a una carta enviada prèviament, feu-ho immediatament abans de posar-vos en contacte amb l’enllaç situat a la part esquerra del document ("La nostra referència # Número de carta" o "La vostra referència #").
Pas 5
Torneu a fer doble espai i escriviu la crida. Si coneixeu el destinatari, la carta comença per "Benvolgut senyor …". Si us referiu a una dona, indiqueu "Sra." (o "Sra." si no està casada o no es coneix la seva condició social). Si es desconeix el destinatari, és millor indicar "Benvolgut senyor o senyora". Assegureu-vos d’incloure dos punts després de la vostra sol·licitud.
Pas 6
El text de la carta s’escriu de forma compacta, amb espaiat únic. Cal escriure educadament en qualsevol cas. Saltar dues línies entre paràgrafs, no utilitzeu la "línia vermella", perquè Els nord-americans i els europeus no tenen aquest concepte.
Pas 7
Acabeu el text en una nota positiva amb un llenguatge comú (per exemple, "Estem desitjant escoltar-vos"). Indiqueu com podeu contactar-vos.
Pas 8
Escriviu la frase final (per exemple, "La vostra veritablement"), espacieu bé i signeu. La signatura s’ha de desxifrar.
