El secretari de l’oficina també realitza funcions d’enviament. És a través d’ell que es duen a terme els contactes principals i les comunicacions telefòniques oficials. La primera impressió de la vostra empresa que tingui la persona que us contacta depèn de la manera de comunicar-se de manera competent i professional per telèfon. Per tant, per respondre a les trucades, el secretari ha de conèixer l’etiqueta empresarial.
Instruccions
Pas 1
Controla sempre les teves emocions i estat d’ànim. Per molt divertit o trist que estigui, agafant el telèfon, ha de ser discret i empresarial. El vostre to ha de ser uniforme, tranquil i benèvol. Si teniu pressa per acostar-vos i us queda sense alè, feu un parell de respiracions profundes i exhalacions abans de fer la salutació per tal de normalitzar la respiració.
Pas 2
Quan rebeu una trucada, inicieu sempre la conversa primer, sense esperar el que us digui l'altre extrem del telèfon. Aquesta hauria de ser una introducció i una salutació estàndard. Saludar i anomenar l’empresa a la qual va trucar l’interlocutor. En cas que no es presentés, disculpeu-vos, pregunteu amb qui parleu.
Pas 3
Obteniu informació sobre els problemes i les funcions que realitzen les divisions de la vostra empresa i que resolen especialistes específics per tal de reenviar correctament les trucades entrants dels clients i dels clients. Quan transferiu una trucada, indiqueu el nom i cognoms de l’especialista amb qui connecteu el vostre interlocutor telefònic. Indiqueu al treballador a qui heu canviat la trucada i el nom de la persona que truca i la pregunta sobre la qual va sol·licitar. No hauríeu d'assumir les funcions d'un consultor, encara que ho pugueu fer bé, deixeu que la persona resolgui els seus problemes amb aquells especialistes que estiguin autoritzats a fer-ho.
Pas 4
Podeu proporcionar informació general si apareixen aquestes preguntes: nom complet de la vostra empresa, cognom, nom i patrònim del director, els seus adjunts i caps de departament, adreça de l'oficina. Feu i acordeu amb el director una llista separada de les persones per a les quals sempre serà lliure.
Pas 5
Assegureu-vos de mantenir un registre de trucades. Escriviu tot el que se us demana que transmetreu, no confieu en la memòria, per no oblidar res important. Tota la informació s’ha de comunicar als destinataris. Especifiqueu el nom de l’empresa o el cognom i el nom de la persona que truca, escriviu el número de telèfon al qual podeu trucar, la data i l’hora de la trucada.
