Les reunions són un element essencial de la vida empresarial. És una eina per controlar, establir objectius de gestió i implementar comentaris. A la reunió es fan informes i es dóna informació sobre l’estat actual de les coses. Els seus participants tenen l'oportunitat de conferenciar-se entre ells i, finalment, prendre les decisions necessàries per a la satisfacció de les tasques assignades.
Instruccions
Pas 1
Definiu l'objectiu de la reunió. Els seus participants es poden reunir, per exemple, per dur a terme un intercanvi preliminar d’opinions, escoltar un informe sobre l’estat de les coses, preparar recomanacions per resoldre qualsevol problema o acceptar-los. El tema de la reunió ha de ser d’interès per a tots els participants a la reunió.
Pas 2
Feu una agenda de reunions. Indiqueu-hi una llista de preguntes que cal escoltar i discutir durant la mateixa. Només s’han de discutir aquells problemes que no es poden resoldre en un estat de treball. Envieu l'agenda preliminar de la reunió a tots els participants i escolteu els seus desitjos i comentaris sobre el tema i l'agenda de la reunió. Ajusteu l’agenda tenint en compte els desitjos expressats.
Pas 3
Decidiu el lloc, l’hora i el mode de la reunió. Designar ponents i punts focals per a cada tema de l’ordre del dia. Demaneu als presentadors que presentin els seus resums amb antelació. Determineu el calendari de la reunió, indiqueu el temps assignat per al debat de cada tema. Envieu l’agenda de la reunió final i l’agenda a cada participant.
Pas 4
Si cal, envieu als participants els resums dels informes que es presentaran a la reunió, els esborranys de decisions a prendre, notes informatives i materials analítics.
Pas 5
Penseu en la qüestió de la millor manera d’asseure els participants a la reunió per reduir al mínim la possibilitat de situacions de conflicte. Els psicòlegs s’han adonat que amb més freqüència les persones que s’asseuen enfrontades entren en conflictes i disputes, menys sovint les que s’asseuen l’una al costat de l’altra. Penseu en aquest factor.
Pas 6
Identifiqueu un president que sigui capaç de dur a terme la reunió per tal que tots els problemes es resolguin de manera òptima i en el menor temps possible. Per fer-ho, ha de proporcionar decisions constructives de cada participant a la reunió i fer que la discussió sigui empresarial.
Pas 7
Assegureu-vos un estricte ordre d’execució del programa de la reunió i tindrà força èxit i les decisions que s’hi prenguin seran efectives.
