En el curs de l’activitat econòmica de les empreses, els gestors han de dur a terme una comptabilitat, cosa impensable sense la preparació de la documentació principal. De vegades hi ha situacions en què un empleat s’equivoca en omplir formularis.
Instruccions
Pas 1
Abans de fer correccions a qualsevol document original, esbrineu si es pot corregir. Hi ha alguns formularis en què les correccions són inacceptables, com ara documents bancaris o en efectiu. Tampoc no podeu fer canvis als documents constitutius.
Pas 2
Per fer correccions a qualsevol document principal (per exemple, una carta de port), reviseu la informació repetida. Ratlla les dades no fiables amb una sola línia, de manera que sigui possible llegir la informació incorrecta.
Pas 3
Afegiu informació correcta al costat de dades inexactes. A continuació, escriviu "Corregit a (inseriu text nou)", poseu la data de l'entrada de correcció. Assegureu-vos d’indicar la posició i les dades (cognoms i inicials) de l’empleat que va fer els canvis. També ha de posar una signatura al costat. Més avall, les persones que van fer els canvis signen de nou el document.
Pas 4
No fregueu mai amb un llapis corrector ni esborreu les notes inexactes. Recordeu que el document s’ha de preparar ordenadament i sense "brutícia".
Pas 5
Si observeu errors al document d'efectiu (rebut, rebut o altres), destruïu aquest formulari. Cancel·leu els formularis d’informació estrictes, és a dir, ratlleu tota la informació amb una línia gran i, a continuació, escriviu “Cancel·lat” a la part superior. Emmagatzemeu aquests documents "innecessaris" a l'arxiu.
Pas 6
Per fer canvis, reconcilieu-los. Per exemple, si observeu una entrada incorrecta a la factura, discutiu la realització d’ajustos amb la contrapart a la qual s’envia aquest document. En aquest cas, es fan canvis en dues còpies: en la que teniu i en la còpia de la contrapart. Confirmeu la introducció de canvis amb el segell de l'organització.
