Per escriure una nota al cap, primer heu de trobar una raó convincent per a la nota, la veracitat de la qual, si cal, es pot demostrar fàcilment amb l’ajut de documents, testimonis de tercers, enregistraments en suports d’àudio o vídeo. A continuació, heu d’aclarir a qui es dirigirà l’informe, seleccionar un funcionari específic autoritzat per resoldre situacions de conflicte i controlar les infraccions de l’equip. Al mateix temps, és aconsellable assegurar-se que aquest funcionari no simpatitzi per cap motiu personal amb el cap per al qual es prepara l'informe. En aquest cas, s’hauria de triar un altre funcionari, en cas contrari l’efecte de l’informe serà el contrari del que s’esperava. Un matís important d’enviar una nota és la decisió sobre el seu anonimat o autoria oberta. L’últim pas és transmetre la nota al destinatari i assegurar-se que s’ha llegit.
Necessari
Informe en paper o digital, oficial, evidència dels càrrecs establerts a l'informe
Instruccions
Pas 1
Un informe anònim al cap sense proporcionar proves de la seva culpabilitat sovint no és atès pels funcionaris superiors, per tant, per presentar correctament un informe, és necessari no només tenir informació precisa sobre la infracció que es va produir, sinó també preparar-se proves. Utilitzeu qualsevol document, tant en paper com electrònic, fotografies, enregistraments de vídeo i àudio com a prova. No utilitzeu el testimoni dels companys com a prova principal, ja que sota la pressió del cap, la gent pot negar-se a declarar contra ell.
Pas 2
Analitzeu la taula de personal per determinar quins dels alts directius consideraran més interessant l’informe d’aquest cap. En les grans organitzacions, potser no es tracta de gestió, sinó per exemple d’un consell d’accionistes o d’una organització de control. En alguns casos, per garantir l'èxit de la nota, és millor seleccionar diversos destinataris: el cap del departament, el servei de seguretat de l'empresa, el departament de personal i el consell d'accionistes.
Pas 3
Comproveu si el cap i el destinatari de l’informe mantenen relacions properes, amistoses o íntimes, en cas contrari hi ha el perill de no perdre el cap, sinó la feina.
Pas 4
Penseu i analitzeu si és beneficiós enviar el vostre informe de forma anònima o oberta. L’anonimat proporciona un avantatge força controvertit: protegeix contra una possible venjança del cap. Però no oblideu que no és tan difícil trobar l'autor de la nota. En cas d’anonimat, és possible que la nota no arribi al destinatari. Per exemple, el secretari simplement el llençarà o el suprimirà del correu com a correu brossa.
Pas 5
Si la nota es presenta obertament, això donarà garanties que arribarà definitivament al destinatari. Quan envieu una nota en paper, demaneu al funcionari o al seu secretari que signin en una còpia que el document ha estat rebut. Quan envieu una nota en forma de correu electrònic, assegureu-vos de posar en relleu la importància de la carta, sol·liciteu un rebut de lectura i, a l’assumpte de la carta, escriviu que el missatge conté informació que és molt important per al funcionament de la empresa.
