Una empresa de qualsevol forma de propietat té el seu propi flux de treball en forma d’un conjunt de papers de diversos tipus, sistematitzats segons un principi determinat. Un memoràndum requereix una atenció especial a l’hora de redactar.
Què és una nota
El paper empresarial en forma de nota és de caràcter informatiu i recomanatiu. Es proporciona al superior immediat o al cap de l'organització. La nota es pot redactar segons les instruccions de la direcció i per iniciativa de l’empleat.
El document consta de fets específics en relació amb un tema concret. En la majoria dels casos, la nota és l’opinió subjectiva de l’empleat, que es recull per escrit. De vegades, a la llum dels esdeveniments que tenen lloc a l'empresa, és extremadament important que el gerent conegui les opinions dels subordinats per ajustar les seves accions posteriors. Els empleats han de compondre per si sols una resposta detallada, complementada per les seves pròpies idees i recomanacions.
Pel que fa a l’objecte dels informes, pot ser diferent: des d’un subministrament puntual d’informació fins a informes periòdics. A diferència de les notes explicatives i de servei, la nota es pot utilitzar a l'empresa o fer el paper d'un document d'informes per a una autoritat superior.
Motiu per elaborar el document
Una nota s’elabora com a resultat d’un procés fora de control que pot perjudicar l’empresa. És llavors quan l’empleat pot posar tota la informació a l’atenció dels superiors. Per exemple, pot ser l’absentisme múltiple d’una persona responsable o un desconsideració pel compliment dels objectius previstos, cosa que, per descomptat, pot afectar negativament el rendiment de tota l’empresa. En general, es pretén que el document esdevingui un senyal per a un canvi en la política interna, que actualment està implementant la direcció.
Com es redacta correctament una nota
Normalment, un document consta de diverses parts. En primer lloc, cal formular amb claredat la raó per la qual es va escriure la nota. Esbossa la situació específica i enumera els fets. Llavors, es recomana expressar la vostra pròpia opinió sobre el que passa. Al mateix temps, cal analitzar la situació des de totes les parts i oferir la vostra pròpia solució al problema.
Tota la informació s’ha de presentar de manera breu, tot respectant l’objecte del que va passar. La distorsió de la realitat i l’expressió de conjectures que no són recolzades per una base d’evidències és inacceptable.
El document es col·loca en un full de format A4 amb la indicació obligatòria a l'extrem superior esquerre del nom de la unitat. A la part superior dreta, haureu de col·locar informació sobre el destinatari de la nota. Una mica més avall, a partir d’una línia vermella, s’escriu amb lletres grans el nom del document i el seu número, així com el lloc de compilació.
A continuació, la informació es mostra en un formulari força gratuït, que es recolza en la signatura de l’empleat que va preparar el document.
Abans d'enviar la nota, es recomana comprovar acuradament la realitat de totes les circumstàncies anteriors.
