Un document organitzatiu i administratiu s’anomena protocol, que registra el curs de la discussió de qüestions i la presa de decisions en reunions, reunions, reunions i conferències d’òrgans col·legiats.
Necessari
Minuts de trobada
Instruccions
Pas 1
El protocol s’elabora tant en formularis generals com en fulls de paper estàndard en blanc en format A4 i conté els detalls següents:
- nom del tipus de document i el seu número de sèrie;
- la data;
- lloc d'elaboració del protocol;
- títol del text;
- text;
- signatures del president i del secretari.
Pas 2
Els detalls següents s’han de col·locar a la capçalera del protocol:
- nom complet de l'organització;
- tipus de document (és a dir, protocol);
- data i número;
- lloc d'elaboració del protocol;
- directament el títol al text. El nom de l’organització s’indica amb la forma organitzativa i jurídica i correspon al nom establert oficialment (al reglament o carta de l’organització). A més, la forma jurídica s’escriu íntegrament i no en forma d’abreviació.
Pas 3
La part introductòria hauria d’enumerar els presents a la reunió i també indicar qui va actuar com a president i qui va actuar com a secretari. Si aquest és l’acta d’una reunió de producció, s’ha d’indicar el nom de la posició per a tots els assistents. La part introductòria acaba amb una agenda. Es permet l’entrada següent: Hi havia … persones.
Pas 4
La part principal del protocol s’ha d’estructurar d’acord amb l’esquema següent: ESCOLTAT - PARLAT - DECIDIT (DECIDIT) per separat per a cada punt de l’ordre del dia i amb una lletra majúscula: un breu registre del contingut de l’informe, missatge. A la secció SPEAKERS, l’esquema és el mateix. A l’apartat ES DECIDEIX cal exposar les decisions adoptades punt per punt, el text del protocol el signen el secretari i el president.
