El manteniment de documentació especial és una part integral del departament de personal d’una empresa. Al mateix temps, és obligatori un fitxer personal per a cada empleat. En el futur, els fitxers personals s’arxivaran en carpetes especials.
Necessari
- - documents personals de l’empleat;
- - llista de documents;
- - una carpeta per a un fitxer personal.
Instruccions
Pas 1
Comenceu a registrar un fitxer personal per a un empleat immediatament després de ser contractat. No hi ha cap formulari unificat per presentar un cas, de manera que el podeu desenvolupar vosaltres mateixos. Creeu còpies del passaport de l’empleat, del certificat d’assegurança de jubilació, del certificat TIN i d’altres documents personals, si cal, com ara un certificat mèdic i el permís de conduir.
Pas 2
Dissenyeu una portada per al vostre fitxer personal. Indiqueu el nom de la vostra organització d’acord amb els documents constitutius, poseu el número de sèrie del cas i la data de preparació. També podeu escriure la durada del contracte de treball amb l’empleat. Deixeu espai per a notes sobre acomiadament, transferència, etc. Al centre de la portada, col·loqueu el cognom, el nom i el patronímic complet de l’empleat, la seva posició.
Pas 3
La primera pàgina del fitxer personal ha de contenir un inventari dels documents disponibles de l’empleat. El millor és compilar l’inventari en format electrònic. Assegureu-vos d’incloure el nom de l’empleat autoritzat i la data de l’inventari. La informació sobre els documents disponibles es pot col·locar en forma de taula, assenyalant el nombre de cadascun d’ells i prenent les notes necessàries. A la part inferior de l'inventari hi hauria d'haver les signatures del compilador i de l'empleat per al qual s'està compilant l'arxiu personal. Adjunteu còpies de documents existents després de la llista. Tot seguit apareixen tots els treballs relacionats amb el flux de treball, per exemple, una ordre de vacances, acords sobre canvis en el contracte de treball, etc.
Pas 4
Arxiveu el fitxer personal a la carpeta d'arxiu. Aquests documents els hauria de conservar un especialista en personal o un director de l’empresa amb un accés limitat a les dades. Els empleats poden rebre qualsevol dels documents d’un fitxer personal per acord amb el gestor i amb un rebut personal. Quan un empleat és acomiadat o transferit, l'arxiu personal es transfereix a un arxiu especial sobre antics empleats de l'empresa.
